Data aktualizacji: 9 października 2026 | Autor: Marcin Bochenek | Czas czytania: 10 min
Zastrzeżenie: Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Dotyczy jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) wpisanej do CEIDG i niezatrudniającej pracowników. Skutki zawieszenia i zamknięcia zależą od formy opodatkowania, statusu VAT i posiadanego majątku. W razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym.
Krótka odpowiedź: Zawieszenie JDG zgłaszasz jednym wnioskiem w CEIDG, na czas nieokreślony albo określony, nie krótszy niż 30 dni (przy zawieszeniu na cały luty wystarczy liczba dni lutego, art. 23 ust. 3), pod warunkiem że nie zatrudniasz pracowników (art. 22 i 23 Prawa przedsiębiorców). W czasie zawieszenia nie płacisz składek społecznych, nie wpłacasz zaliczek na podatek dochodowy i co do zasady nie składasz deklaracji VAT. Roczne zeznanie PIT składasz, jeśli w roku podatkowym uzyskałeś dochód lub poniosłeś stratę (art. 45 ust. 1 ustawy o PIT), a samo zawieszenie od tego nie zwalnia. Zamknięcie firmy to coś więcej niż wykreślenie z CEIDG: trzeba zgłosić zaprzestanie działalności w VAT (jeśli byłeś zarejestrowany), sporządzić spis z natury na dzień likwidacji (w KPiR jest to spis w księdze, na ryczałcie wykaz składników majątku, a dla VAT spis towarów, od których przysługiwało odliczenie), rozliczyć VAT od tych towarów, które zostały w firmie (nie dotyczy podatników zwolnionych podmiotowo z VAT), zakończyć używanie kasy fiskalnej i przechowywać dokumenty do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
W skrócie: zawieszenie i zamknięcie działalności 2026
- Zawieszenie: wniosek w CEIDG, bez pracowników, minimum 30 dni (przy zawieszeniu na cały luty liczba dni lutego, art. 23 ust. 3), brak górnego limitu dla JDG (art. 22 i 23 Prawa przedsiębiorców).
- ZUS: w zawieszeniu nie składasz DRA i nie płacisz składek społecznych (art. 36a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), a obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego nie dotyczy zawieszonych (art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy o świadczeniach).
- Podatki w zawieszeniu: brak zaliczek PIT i ryczałtu (art. 44 ust. 10 ustawy o PIT, art. 21 ust. 1d ustawy o ryczałcie), brak deklaracji VAT z wyjątkami (art. 99 ust. 7a i 7b). Roczne zeznanie składasz, gdy w roku był dochód lub strata.
- Zamknięcie: wniosek o wykreślenie z CEIDG, zgłoszenie zaprzestania w VAT (VAT-Z), spis z natury na dzień likwidacji (KPiR i ryczałt: zasady PIT, VAT: tylko towary z odliczeniem i nie dla zwolnionych podmiotowo), VAT od towarów ze spisu (art. 14 ustawy o VAT), zakończenie używania kasy (art. 111 ust. 4 pkt 13).
- Dokumenty: do upływu terminu przedawnienia, co do zasady 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności (art. 86 § 1 i art. 70 § 1 Ordynacji).
Podstawa prawna
- Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2025 poz. 1480): art. 22 do 26; ustawa o CEIDG (Dz.U. 2026 poz. 30): art. 15, 18 do 20.
- Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2026 poz. 199): art. 36a; ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej (Dz.U. 2025 poz. 1461): art. 66, 69, 81.
- Ustawa o VAT (Dz.U. 2026 poz. 1263): art. 14, 96, 99, 111, 112; ustawa o PIT (Dz.U. 2026 poz. 592); ustawa o ryczałcie (Dz.U. 2025 poz. 843).
- Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR (Dz.U. 2025 poz. 1299): § 20 i 22; Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2026 poz. 622): art. 70, 86.
Zawieszenie czy zamknięcie?
Zawieszenie ma sens, gdy planujesz wrócić do biznesu: masz przerwę, etat na próbę, urlop rodzicielski albo okres bez zleceń. Zamknięcie wybierasz, gdy nie zamierzasz prowadzić działalności. Przerwa bez żadnego zgłoszenia jest najgorszą opcją: osobę fizyczną, która nie wykonywała czynności opodatkowanych co najmniej przez 10 miesięcy, ustawa o VAT traktuje jak podatnika po zaprzestaniu działalności, z obowiązkiem remanentu. Nie dotyczy to podatników, którzy zawiesili działalność (art. 14 ust. 3).
Zawieszenie działalności JDG
Warunki i okres
Przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić działalność. Dopuszczalny jest także przedsiębiorca zatrudniający wyłącznie pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich, wychowawczych lub opiekuńczych (art. 22 ust. 1 i 2 Prawa przedsiębiorców). Wspólnik spółki cywilnej zawiesza działalność w spółce tylko wtedy, gdy zawieszą ją wszyscy wspólnicy (art. 22 ust. 5).
Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zawiesić działalność na czas nieokreślony albo określony, nie krótszy niż 30 dni (art. 23 ust. 1). Gdy zawieszenie obejmuje wyłącznie pełny miesiąc luty, minimalny okres to liczba dni lutego w danym roku (art. 23 ust. 3). Ustawa nie wyznacza górnej granicy dla JDG. Limit 24 miesięcy dotyczy przedsiębiorców wpisanych do KRS (art. 23 ust. 2).
Jak zawiesić
Składasz wniosek o wpis informacji o zawieszeniu w CEIDG, na formularzu CEIDG-1, przez internet, w urzędzie gminy lub listem poleconym (zus.pl). Okres zawieszenia rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku i trwa do dnia wskazanego we wniosku o zawieszenie lub we wniosku o wznowienie (art. 24 ust. 2). Wznowienie CEIDG wpisuje automatycznie po zakończeniu okresu wskazanego we wniosku, a bez takiej daty na Twój wniosek (art. 19 ust. 1 i 2 ustawy o CEIDG).
W sprawach publicznoprawnych zawieszenie wywiera skutki od dnia rozpoczęcia zawieszenia do dnia poprzedzającego dzień wznowienia (art. 24 ust. 7 Prawa przedsiębiorców). Zgłoszenie z CEIDG trafia do ZUS, urzędu skarbowego i GUS. ZUS sam przygotowuje na tej podstawie formularze ZWPA, ZWUA i ZCNA (zus.pl).
Co wolno, a czego nie
W zawieszeniu nie możesz wykonywać działalności ani osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności (art. 25 ust. 1). Możesz natomiast przyjmować należności i regulować zobowiązania sprzed zawieszenia, zbywać własne środki trwałe i wyposażenie oraz musisz wykonywać obowiązki nakazane przepisami (art. 25 ust. 2).
ZUS i składka zdrowotna
- Składki społeczne. Zawieszenie powoduje ustanie obowiązku ubezpieczeń społecznych od dnia, w którym rozpoczyna się zawieszenie, do dnia poprzedzającego wznowienie. Płatnik składek wyłącznie za siebie nie składa za ten okres deklaracji rozliczeniowej i nie opłaca składek (art. 36a ust. 2 i 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Ubezpieczenia emerytalne i rentowe w okresie zawieszenia są dobrowolne, a ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego nie opłacasz (art. 36a ust. 1). Po wznowieniu nie zgłaszasz się ponownie do obowiązkowych ubezpieczeń (art. 36a ust. 4).
- Składka zdrowotna. Obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego nie podlegają osoby, które zawiesiły działalność (art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. c). Mogą natomiast ubezpieczyć się dobrowolnie (art. 69 ust. 1a w związku z art. 68). Rozliczenie składki zdrowotnej za miesiąc, w którym zawieszasz działalność w trakcie miesiąca, potwierdź z księgową lub w ZUS. Do rocznego rozliczenia składki zdrowotnej nie wlicza się przychodów i kosztów z okresu zawieszenia (art. 81 ust. 2zd pkt 1).
- Opieka nad dzieckiem. Przedsiębiorca, który prowadził działalność co najmniej 6 miesięcy, może zawiesić ją na okres do 3 lat (niedłużej niż do końca roku, w którym dziecko kończy 6 lat) w celu osobistej opieki nad dzieckiem. Gdy stan zdrowia dziecka potwierdzony orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności wymaga osobistej opieki, zawieszenie może trwać do 6 lat, niedłużej niż do ukończenia przez dziecko 18. roku życia (art. 36aa ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Więcej o składkach znajdziesz w artykule ZUS dla przedsiębiorców.
Podatki w zawieszeniu
- Zaliczki PIT i ryczałt. Zawieszenie zwalnia z wpłacania zaliczek za okres zawieszenia (art. 44 ust. 10 ustawy o PIT) i z obowiązków wynikających z art. 21 ust. 1 i 1a ustawy o ryczałcie (art. 21 ust. 1d). Zaliczki za okresy sprzed zawieszenia płacisz w terminie.
- Roczne zeznanie. Podatnicy składają zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następnego (art. 45 ust. 1 ustawy o PIT). Przepis o zawieszeniu zwalnia z zaliczek, a nie z zeznania, więc jeśli przed zawieszeniem miałeś w roku przychody lub koszty, zeznanie składasz.
- Amortyzacja. Składniki nieużywane z powodu zawieszenia nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu zawieszenia (art. 22c pkt 5 ustawy o PIT).
- VAT. Podatnicy nie mają obowiązku składania deklaracji (JPK_V7) za okresy rozliczeniowe objęte zawieszeniem (art. 99 ust. 7a). Wyjątki to m.in. import usług, okresy zawieszone tylko częściowo oraz okresy, za które rozliczasz podatek z czynności opodatkowanych lub korygujesz podatek naliczony (art. 99 ust. 7b). Jeśli w zawieszeniu sprzedasz sprzęt firmowy z VAT, za ten okres złożysz deklarację.
Zamknięcie działalności: krok po kroku
1. Wykreślenie z CEIDG i VAT-Z
Przedsiębiorca jest obowiązany złożyć wniosek o wykreślenie z CEIDG w przypadku zaprzestania działalności (art. 15 ust. 1 pkt 2 ustawy o CEIDG). Ustawa o CEIDG nie podaje terminu w tym przepisie, a serwis podatki.gov.pl wskazuje 7 dni od faktycznego zaprzestania, więc złóż wniosek bez zwłoki. Z chwilą wykreślenia nie możesz już wykonywać działalności (art. 26 Prawa przedsiębiorców). Informacja z CEIDG trafia do urzędu skarbowego i ZUS.
Podatnik zarejestrowany jako VAT-owiec ma osobny obowiązek: zgłoszenie zaprzestania działalności naczelnikowi urzędu skarbowego (art. 96 ust. 6 ustawy o VAT). Ustawa o VAT nie wyznacza w tym przepisie terminu, a według podatki.gov.pl formularz VAT-Z składasz w ciągu 7 dni od zaprzestania czynności.
2. Spis z natury (remanent likwidacyjny)
Dla celów PIT. Podatnik prowadzący KPiR sporządza i wpisuje do księgi spis z natury na dzień likwidacji działalności (§ 20 ust. 1 rozporządzenia o KPiR). Wartość wpisujesz do księgi, a wyceny dokonujesz najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu (§ 22 ust. 6 i 7). Spis obejmuje towary handlowe, materiały, półwyroby, produkcję w toku i wyroby gotowe. Na ryczałcie portal podatki.gov.pl wskazuje sporządzenie wykazu składników majątku, którego nie przekazujesz do urzędu.
Dla celów VAT. Opodatkowaniu podlegają towary własnej produkcji i towary, które po nabyciu nie były przedmiotem dostawy, w przypadku zaprzestania działalności przez osobę fizyczną, która jest obowiązana zgłosić zaprzestanie (art. 14 ust. 1 pkt 2). Dotyczy to towarów, od których zakupu przysługiwało prawo do odliczenia VAT (art. 14 ust. 4). Zgodnie z biznes.gov.pl spis obejmuje towary handlowe i materiały, wyposażenie oraz środki trwałe. Szerzej o spisie piszemy w artykule Remanent i spis z natury.
Szczegóły:
- Obowiązek podatkowy powstaje w dniu zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych (art. 14 ust. 6).
- Podstawa opodatkowania to cena nabycia towarów lub towarów podobnych, a gdy jej nie ma, koszt wytworzenia (art. 14 ust. 8 w związku z art. 29a ust. 2).
- Informacja o spisie, o wartości towarów i kwocie podatku należnego składana jest najpóźniej w dniu złożenia deklaracji za okres obejmujący dzień zaprzestania (art. 14 ust. 5). Podatek należny wykazujesz w ostatniej deklaracji JPK_V7.
- Zwolnienie z remanentu dotyczy podatników, u których sprzedaż jest zwolniona na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 (art. 14 ust. 2).
- Sprzedaż towarów ze spisu po rozliczeniu podatku jest zwolniona z VAT przez 12 miesięcy od dnia zaprzestania (art. 14 ust. 7).
Przykład: zamykasz sklep internetowy i zostaje Ci towar o cenie nabycia 20 000 zł, od którego odliczyłeś VAT. Przy stawce 23% podatek należny wynosi 4 600 zł i wykazujesz go w ostatniej deklaracji. Jeśli przed zamknięciem sprzedasz cały towar, wartość spisu wynosi 0 zł.
3. Kasa fiskalna
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kas są obowiązani zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności, zapewniając zabezpieczenie danych (art. 111 ust. 4 pkt 13 ustawy o VAT). Podatnik zwraca też odliczone lub zwrócone kwoty wydane na zakup kas, jeśli zakończy działalność w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży (art. 111 ust. 6). Procedurę wyrejestrowania kasy (udział serwisanta, protokół, wniosek podatnika) opisuje biznes.gov.pl. Zacznij od kontaktu z serwisantem przed ostatnim dniem sprzedaży.
4. Ostatnie rozliczenia
Zaliczkę na podatek dochodowy za ostatni miesiąc wpłacasz według podatki.gov.pl do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu zakończenia działalności. Roczne zeznanie składasz w zwykłym terminie, od 15 lutego do 30 kwietnia kolejnego roku (art. 45 ust. 1 ustawy o PIT). Dane z CEIDG trafiają do ZUS, ale rozliczenie składek za ostatni miesiąc warto potwierdzić z księgową.
5. Majątek, który zostaje
Środki trwałe możesz sprzedać także po zamknięciu. Sprzedaż składnika wycofanego z działalności jest nadal przychodem z działalności, jeśli od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu wycofania nie upłynęło 6 lat (art. 10 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT). Po tym okresie sprzedaż rzeczy ruchomej podlega podatkowi tylko wtedy, gdy nastąpiła przed upływem pół roku od końca miesiąca nabycia (art. 10 ust. 1 pkt 8 lit. d).
Jak długo przechowywać dokumenty po zamknięciu
Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z nimi dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). W VAT obowiązuje analogiczna zasada dla ewidencji i dokumentów, w tym faktur (art. 112 i 112a ustawy o VAT). Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji).
Przykład: PIT za 2026 r. płacisz do 30 kwietnia 2027 r. Przedawnienie następuje z upływem 31 grudnia 2032 r., więc dokumenty z tego roku trzymasz co najmniej do tej daty. Zamknięcie firmy tego terminu nie skraca.
Jak Plumm pomaga przy zawieszeniu i zamknięciu
Plumm prowadzi księgi JDG, ewidencję VAT i JPK_V7 oraz rozliczenia ZUS, więc przy zmianie statusu firmy masz w jednym miejscu dane do ostatnich rozliczeń. Pytania o remanent likwidacyjny, VAT od zapasów czy kasę fiskalną trafiają do księgowej. Zanim zdecydujesz, czy zawiesić, czy zamknąć firmę, przeczytaj Księgowość online dla JDG albo zajrzyj do najczęstszych pytań.
Najczęściej zadawane pytania
Czy w czasie zawieszenia działalności płacę ZUS? Składek społecznych nie płacisz i nie składasz deklaracji rozliczeniowej za ten okres (art. 36a ust. 2 i 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Osoby, które zawiesiły działalność, nie podlegają też obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego z tego tytułu (art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy o świadczeniach).
Czy w zawieszeniu płacę zaliczki na PIT lub ryczałt? Nie za okres zawieszenia (art. 44 ust. 10 ustawy o PIT, art. 21 ust. 1d ustawy o ryczałcie). Roczne zeznanie składasz, jeśli w roku podatkowym był dochód lub strata (art. 45 ust. 1 ustawy o PIT).
Czy muszę zrobić remanent, jeśli jestem zwolniony z VAT? Remanent z art. 14 ustawy o VAT nie dotyczy podatników zwolnionych na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 (art. 14 ust. 2). Spis dla celów PIT, jeśli prowadzisz KPiR, sporządzasz nadal (§ 20 ust. 1 rozporządzenia o KPiR).
Co z kasą fiskalną po zamknięciu firmy? Musisz zakończyć jej używanie (art. 111 ust. 4 pkt 13 ustawy o VAT). Jeśli zamykasz firmę w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencji, zwracasz też odliczoną kwotę wydaną na zakup kasy (art. 111 ust. 6).
Ile lat trzymać faktury po zamknięciu działalności? Do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli co do zasady 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku (art. 86 § 1 i art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej).
Źródła
- Prawo przedsiębiorców, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1480: isap.sejm.gov.pl
- Ustawa o CEIDG, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 30: isap.sejm.gov.pl
- Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 199: isap.sejm.gov.pl
- Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1461: isap.sejm.gov.pl
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: isap.sejm.gov.pl
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 592: isap.sejm.gov.pl
- Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 843: isap.sejm.gov.pl
- Ordynacja podatkowa, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 622: isap.sejm.gov.pl
- Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, Dz.U. 2025 poz. 1299: isap.sejm.gov.pl
- ZUS, Zawieszenie działalności: zus.pl
- Biznes.gov.pl, Na czym polega zawieszenie działalności gospodarczej w CEIDG: biznes.gov.pl
- Biznes.gov.pl, Podatki przy zawieszeniu, wznowieniu i likwidacji działalności: biznes.gov.pl
- Biznes.gov.pl, Spis z natury dla celów VAT: biznes.gov.pl
- Biznes.gov.pl, Wyrejestruj kasę fiskalną: biznes.gov.pl
- Podatki.gov.pl, Zakończenie działalności gospodarczej: podatki.gov.pl
Artykuł przygotowany na podstawie przepisów obowiązujących na dzień 9 października 2026 r. Informacje mają charakter ogólny i nie stanowią porady podatkowej.