Czym jest koszt uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu (KUP) to wydatki, które możesz odliczyć od przychodu firmy, zmniejszając podstawę opodatkowania PIT. Im więcej uprawnionych kosztów ujmiesz w KPiR, tym niższy podatek zapłacisz.
Koszty mają znaczenie tylko wtedy, gdy rozliczasz się na skali podatkowej lub podatku liniowym. Przy ryczałcie podstawą podatku jest przychód – bez żadnych odliczeń kosztów.
Ryczałtowcy – uwaga!
Kiedy wydatek jest kosztem podatkowym? – 3 warunki
Nie każdy wydatek firmowy automatycznie jest kosztem podatkowym. Aby wliczyć go do KPiR, musi spełniać jednocześnie trzy warunki:
Związek z osiąganiem przychodu
Wydatek musi być poniesiony "w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów". Komputer używany do pracy dla klientów – tak. Komputer do gier – nie.
Właściwe udokumentowanie
Każdy koszt musi być potwierdzony dokumentem: fakturą VAT, rachunkiem, paragonem z NIP (do 450 zł), umową lub innym dowodem. Bez dokumentu – nie ma kosztu.
Nie figuruje na liście wykluczeń
Ustawa o PIT zawiera listę wydatków, których nie można wliczyć w koszty mimo spełnienia warunków 1 i 2 (np. kary umowne z winy podatnika, grzywny i odsetki podatkowe).
Samochód w firmie – nowe limity od 2026 roku
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe, podwyższone limity wartości samochodu do celów amortyzacji i kosztów eksploatacji:
| Typ samochodu | Limit amortyzacji / leasing (od 2026) | Limit do 2025 |
|---|---|---|
| Spalinowy i hybrydowy (CO₂ ≥ 50 g/km) | 100 000 zł | 150 000 zł |
| Hybrydowy z niską emisją (CO₂ < 50 g/km) | 150 000 zł | 150 000 zł |
| Elektryczny i wodorowy | 225 000 zł | 150 000 zł |
Poza limitem amortyzacji, koszty eksploatacji samochodu (paliwo, ubezpieczenie, naprawy, myjnia) możesz odliczyć w następujący sposób:
Wyłącznie firmowy (ewidencja przebiegu)
100% kosztów eksploatacji i VAT z paliwa. Musisz prowadzić ewidencję przebiegu (kilometrówkę) i złożyć oświadczenie o wyłącznie firmowym użytkowaniu.
Mieszany (firmowo i prywatnie)
75% kosztów eksploatacji i 50% VAT z paliwa i wydatków eksploatacyjnych. Bez konieczności prowadzenia kilometrówki.
Sprzęt komputerowy i elektronika
Laptop, monitor, drukarka, tablet, aparat fotograficzny – sprzęt używany w działalności możesz zaliczyć do kosztów.
- Wartość poniżej 10 000 zł netto – koszt jednorazowy w miesiącu zakupu
- Wartość powyżej 10 000 zł netto – środek trwały, amortyzowany (komputery i laptopy: 30% amortyzacja roczna = 3,33 roku amortyzacji)
- Przy VAT: odliczenie 100% VAT jeśli używasz wyłącznie firmowo
Jednorazowa amortyzacja do 50 000 euro
Praca z domu (home office) – koszty i ograniczenia
Praca z domu jest możliwa jako siedziba JDG. Możesz odliczyć część kosztów utrzymania mieszkania jako koszty firmowe – proporcjonalnie do powierzchni używanej do pracy.
| Wydatek | Odliczenie | Warunek |
|---|---|---|
| Czynsz najmu | Proporcja pow. biurowej / całkowitej | Wydzielone pomieszczenie lub metraż używany wyłącznie służbowo |
| Energia elektryczna | Proporcja lub faktura rozdzielona | Licznik osobny lub proporcja m² |
| Internet (domowy) | 50–100% | Przy wyłącznie firmowym użytku – 100%, mieszanym – 50% |
| Telefon (prywatno-firmowy) | 50–100% | Jak internet – proporcja użytkowania |
| Wyposażenie biura (biurko, krzesło) | 100% | Faktura na firmę, używane do pracy |
⚠️ Wymagane wydzielenie pomieszczenia
Telefon i internet
- Telefon firmowy (dedykowany) – 100% abonamentu i zakupu telefonu w koszty
- Telefon mieszany (prywatno-firmowy) – zazwyczaj 50% abonamentu (proporcja dokumentowana np. billingiem)
- Internet domowy przy pracy z domu – 50–100% w zależności od sposobu użytkowania
- Sprzęt sieciowy (router, switch) – jednorazowy koszt lub amortyzacja powyżej 10 000 zł
Szkolenia, kursy i literatura branżowa
Koszty podnoszenia kwalifikacji związanych z prowadzoną działalnością możesz wliczać w koszty bez ograniczeń kwotowych:
- Szkolenia i kursy online/stacjonarne powiązane z Twoim PKD
- Konferencje branżowe i targi (bilety wstępu, dojazd, nocleg)
- Książki, e-booki, subskrypcje specjalistycznych publikacji
- Oprogramowanie szkoleniowe i platformy e-learningowe (np. Udemy, Coursera)
- Egzaminy certyfikacyjne (np. AWS, Azure, PRINCE2)
Szkolenie a luksus – granica jest ważna
Ubezpieczenia, składki ZUS i inne stałe koszty
| Wydatek | W kosztach? | Uwagi |
|---|---|---|
| Ubezpieczenie OC działalności | Tak – 100% | Polisa OC zawodowe lub firmy |
| Ubezpieczenie sprzętu firmowego | Tak – 100% | Polisa majątkowa firmowego laptopa, auta |
| Składki ZUS społeczne (emerytalna, rentowa, wypadkowa) | Tak – odliczane od dochodu | Odliczasz w PIT, nie w KPiR |
| Składka zdrowotna | Częściowo | Liniowy: od dochodu (do 12 900 zł). Ryczałt: 50% od przychodu. Skala: nie |
| Ubezpieczenie zdrowotne prywatne (abonament) | Tak | Gdy prywatny pakiet medyczny – koszt KUP |
Koszty pracownicze i podwykonawcze
- Wynagrodzenia pracowników (umowa o pracę) – w całości w koszty
- Składki ZUS pracodawcy od wynagrodzenia pracownika – w koszty
- Wynagrodzenia zleceniobiorców i kontrahentów (B2B) – w koszty na podstawie faktury/rachunku
- Benefity pracownicze (karty sportowe, prywatna opieka medyczna) – w koszty
- Wynajem usług (outsourcing: HR, IT, marketing) – w koszty na podstawie faktury
Amortyzacja środków trwałych
Składniki majątkowe o wartości powyżej 10 000 zł netto i przewidywanym okresie używania powyżej roku to środki trwałe. Nie wpisujesz ich od razu w koszty – rozliczasz je przez odpisy amortyzacyjne.
| Środek trwały | Stawka amortyzacji rocznej | Czas amortyzacji |
|---|---|---|
| Komputery i laptopy | 30% | 3,33 roku |
| Oprogramowanie | 50% | 2 lata |
| Samochód osobowy | 20% | 5 lat |
| Maszyny i urządzenia | 10–25% | 4–10 lat |
| Budynki niemieszkalne | 2,5% | 40 lat |
| Wartości niematerialne (patenty, znaki) | wg stawki | Różnie |
Czego NIE można wliczyć w koszty?
Jak Plumm pomaga zarządzać kosztami?
Ewidencja kosztów w KPiR
Wpisujesz koszt, Plumm kategoryzuje go i umieszcza w odpowiedniej kolumnie KPiR. Wbudowany import wyciągów bankowych.
Skanowanie faktur (OCR)
Zrób zdjęcie paragonu lub faktury – Plumm odczyta dane i zaproponuje wpis do KPiR automatycznie.
Rejestr VAT zakupów
Faktury zakupowe z VAT trafiają do rejestru VAT. Plumm oblicza, ile VAT możesz odliczyć za miesiąc.
Kalkulacja bieżącego podatku
Na bieżąco widzisz, ile wynosi Twój dochód i zaliczka PIT po uwzględnieniu wszystkich kosztów.
Nie wiesz, czy dany wydatek to koszt? Zapytaj Asystenta AI
FAQ – koszty w JDG
Czy paragon bez NIP jest kosztem firmowym?+
Tak, ale tylko do kwoty 450 zł brutto. Paragon do 450 zł bez NIP może być kosztem. Powyżej 450 zł wymagana jest faktura VAT. Jeśli nie pobrałeś faktury, a kwota przekracza 450 zł, wydatek nie będzie kosztem.
Czy mogę wliczyć wydatki z okresu przed rejestracją firmy?+
Tak, w ograniczonym zakresie. Wydatki poniesione przed datą rejestracji, ale wyraźnie związane z uruchomieniem działalności (np. zakup sprzętu, materiałów) możesz wliczyć w koszty pod warunkiem, że były niezbędne do jej podjęcia. Muszą być odpowiednio udokumentowane.
Czy ubranie robocze jest kosztem?+
Zależy od charakteru. Odzież z logo firmy lub odzież ochronna/robocza (kask, kombinezon) – tak. Zwykłe garnitury i odzież do biura – zazwyczaj nie, bo można ich używać prywatnie. Wyjątek: strój sceniczny artysty lub mundur zawodowy.
Czy lunch z klientem mogę wliczyć w koszty?+
Tylko częściowo. Wydatki na reprezentację (kolacje w restauracjach, alkohol) nie są kosztem podatkowym. Catering podczas spotkania biznesowego w biurze, kawa i przekąski na szkoleniu – mogą być kosztem. Granica jest cienka – warto być ostrożnym.
Czy subskrypcje SaaS (Spotify, Netflix, Plumm, ChatGPT) są kosztem?+
Subskrypcje narzędzi używanych w pracy: Plumm (oprogramowanie księgowe), ChatGPT Pro (narzędzie AI do pracy), Canva, Adobe – tak, są kosztem. Spotify i Netflix to rozrywka prywatna – nie są kosztem, nawet jeśli słuchasz muzyki przy pracy.