Koszty uzyskania przychodu 2026 — co można odliczyć od podatku
Aktualizacja: 15 kwietnia 2026 | Autor: Marcin Bochenek | Czas czytania: 9 min
Krótka odpowiedź: Koszt uzyskania przychodu to udokumentowany wydatek poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodu. Obniża podstawę podatku — ale tylko na skali podatkowej i liniowym. Na ryczałcie koszty nie mają znaczenia. Od 2026 r. limit amortyzacji samochodów spalinowych (emisja ≥ 50 g CO₂/km) obniżył się ze 150 000 do 100 000 zł.
Podstawowe zasady — kiedy wydatek jest kosztem
Aby wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi spełniać łącznie trzy warunki (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT):
1. Związek z przychodem Wydatek musi być poniesiony „w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów". Laptop do pracy — tak. Meble do salonu — nie.
2. Właściwe udokumentowanie Każdy koszt musi mieć dowód: fakturę, rachunek, paragon z NIP (do 450 zł brutto), umowę lub inny dowód księgowy. Bez dokumentu — brak kosztu.
3. Brak na liście wykluczeń Ustawa o PIT zawiera listę wydatków niebędących kosztami mimo spełnienia warunków 1 i 2 — np. grzywny i odsetki podatkowe, kary umowne z winy podatnika, reprezentacja (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT).
Na ryczałcie koszty nie mają znaczenia — płacisz od przychodu niezależnie od poniesionych wydatków. Jedyne odliczenie to 50% zapłaconych składek ZUS społecznych i zdrowotnych.
Podstawa prawna: art. 22 i art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm., dalej: ustawa o PIT).
Samochód w firmie — nowe limity od 2026 roku
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe limity amortyzacji i kosztów leasingu/najmu samochodów osobowych, powiązane z emisją CO₂. Zmiany dotyczą samochodów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych lub objętych nową umową leasingu od 1 stycznia 2026 r. (art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT w brzmieniu od 1 stycznia 2026 r., zmienionego ustawą z 2 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2021 r. poz. 2269).
| Typ napędu / emisja CO₂ | Limit amortyzacji (od 2026) | Limit do 2025 |
|---|---|---|
| Elektryczny lub napędzany wodorem | 225 000 zł | 225 000 zł (bez zmian) |
| Spalinowy lub hybrydowy, emisja CO₂ poniżej 50 g/km | 150 000 zł | 150 000 zł (bez zmian) |
| Spalinowy lub hybrydowy, emisja CO₂ ≥ 50 g/km | 100 000 zł | 150 000 zł (obniżka) |
W praktyce próg 50 g/km CO₂ jest bardzo restrykcyjny — obejmuje niemal wszystkie benzynowe, diesle i większość hybryd HEV dostępnych na rynku. Przykład: Toyota Yaris Hybrid emituje ok. 87 g CO₂/km → limit 100 000 zł. Toyota Prius PHEV może mieścić się poniżej 50 g CO₂/km → limit 150 000 zł (weryfikuj w CEPiK lub dowodzie rejestracyjnym).
Limity dotyczą też leasingu operacyjnego — w tym umów zawartych przed 2026 r. (MF potwierdziło w odpowiedzi na interpelację, że brak przepisów przejściowych dla leasingu oznacza obowiązywanie nowych limitów dla rat od 2026 r.).
Samochody wprowadzone do ewidencji przed 1 stycznia 2026 r. — zachowują stare limity (150 000 zł dla spalinowych) przez cały okres amortyzacji.
Odliczanie kosztów eksploatacji:
| Sposób użytkowania | Koszty eksploatacji | VAT od paliwa i wydatków |
|---|---|---|
| Wyłącznie firmowy — ewidencja przebiegu (VZW) | 100% | 100% |
| Mieszany (firmowy i prywatny) — bez ewidencji | 75% | 50% |
| Prywatny wprowadzony do majątku firmy | 20% (ryczałt bez ewidencji) | 50% |
Ewidencja przebiegu pojazdu (VZW) — złożona w US — to warunek 100% odliczeń. Bez niej automatycznie obowiązuje limit 75%/50%.
Sprzęt komputerowy i elektronika
| Wartość netto | Zasada |
|---|---|
| Do 10 000 zł | Jednorazowy koszt w miesiącu zakupu |
| Powyżej 10 000 zł | Środek trwały — amortyzacja (komputery: stawka 30%/rok, tj. ok. 3,3 roku) |
Przy VAT: odliczenie 100% jeśli sprzęt używany wyłącznie do działalności, 50% przy mieszanym użytku.
Jednorazowa amortyzacja (mały podatnik lub nowa firma): do równowartości 50 000 euro (ok. 213 000 zł w 2026 r.) dla środków trwałych z grup 3–8 KŚT — z wyłączeniem samochodów osobowych (art. 22k ust. 7–13 ustawy o PIT).
Praca z domu — home office
| Wydatek | Odliczenie | Warunek |
|---|---|---|
| Czynsz najmu | Proporcja pow. biurowej / całkowitej | Wydzielone pomieszczenie lub metraż używany wyłącznie służbowo |
| Energia elektryczna | Proporcja lub wg osobnego licznika | Udokumentowanie proporcji |
| Internet (domowy) | 100% przy wyłącznie firmowym, 50% przy mieszanym | Jednoczytelna faktura z NIP |
| Telefon (prywatno-firmowy) | Do 75% abonamentu | Billing lub oświadczenie o proporcji |
| Wyposażenie biurowe (biurko, fotel) | 100% | Faktura na firmę, używane służbowo |
US może kwestionować odliczanie 100% kosztów mieszkania bez realnego wydzielenia przestrzeni biurowej. Bezpieczna praktyka: wyodrębnij jedno pomieszczenie, wpisz je do ewidencji i używaj wyłącznie do pracy.
Podróże służbowe i diety
| Wydatek | Zasada |
|---|---|
| Dieta krajowa (JDG) | 45 zł/dobę (od 1 dnia wyjazdu) |
| Hotel | 100% kosztów przy delegacji służbowej |
| Bilety PKP, lotnicze | 100% przy udokumentowanym celu służbowym |
| Kilometrówka (prywatny samochód) | 0,89 zł/km (do 900 cm³) lub 1,15 zł/km (powyżej 900 cm³) |
Dieta JDG: stawka 45 zł/dobę wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190) — ta sama stawka, co dla pracowników sfery budżetowej.
Kilometrówka (rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r., Dz.U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 — stawki bez zmian od 2023 r.). Dla JDG korzystającej z prywatnego samochodu bez ewidencji VZW to najczęstszy sposób rozliczenia dojazdów do klientów.
Telefon i internet
- Telefon firmowy (dedykowany): 100% abonamentu i zakupu
- Telefon prywatno-firmowy: 50–75% abonamentu (proporcja dokumentowana billingiem lub oświadczeniem)
- Internet domowy przy pracy zdalnej: 50–100% zależnie od sposobu użytkowania
Szkolenia, kursy, literatura
Koszty podnoszenia kwalifikacji związanych z działalnością wliczasz w koszty bez ograniczeń kwotowych:
- Szkolenia i kursy powiązane z PKD
- Konferencje, targi branżowe (bilet, dojazd, nocleg)
- Książki, e-booki, subskrypcje specjalistycznych serwisów
- Oprogramowanie (SaaS/subskrypcja — koszt bieżący; licencja powyżej 10 000 zł i powyżej roku — WNiP amortyzowana min. 10%/rok)
Ubezpieczenia
- OC z działalności/zawodowe: 100% kosztów
- Ubezpieczenie mienia firmowego: 100%
- Ubezpieczenie AC/OC samochodu firmowego: 100% (lub proporcja jeśli samochód mieszany) — z zachowaniem limitu 100 000/150 000/225 000 zł (art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT)
Składki ZUS jako koszt
Składki ZUS społeczne możesz odliczyć od podstawy opodatkowania (skala i liniowy) — są kosztem lub odliczeniem. Na podatku liniowym SKZ odliczasz od dochodu do limitu 14 100 zł/rok.
Najczęstsze błędy przy kosztach
Brak dokumentacji — paragon bez NIP powyżej 450 zł brutto nie jest kosztem. Paragony do 450 zł z NIP to faktura uproszczona — są kosztem.
Wydatki reprezentacyjne — posiłki z kontrahentami w restauracji są przez US traktowane jako reprezentacja (wyłączona z kosztów). Bezpieczniejsze są spotkania robocze w kawiarni z wyraźnym celem biznesowym opisanym na fakturze.
Wydatki prywatne jako firmowe — odzież (nawet z logo firmy), siłownia, kosmetyki — co do zasady nie są kosztami, chyba że są ściśle związane z działalnością (np. odzież robocza wymagana BHP).
FAQ
Czy iPhone za 8 000 zł to koszt jednorazowy? Tak — wartość poniżej 10 000 zł netto → jednorazowy koszt w miesiącu zakupu, bez amortyzacji.
Czy abonament w siłowni to koszt? Co do zasady nie. Wyjątek może dotyczyć treningów personalnych jeśli firma jest w branży fitness lub jeśli trener jest zatrudniony, ale dla JDG to ryzykowne.
Czy mogę wziąć fakturę na firmę za restaurację? Możesz, ale US może ją zakwestionować jako reprezentację (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT). Bezpieczniej: robocze spotkania z klientem przy kawie (do 50–100 zł) z opisem celu na fakturze.
Jak długo przechowywać dokumenty kosztowe? Przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.).
Koszty w Plumm
Plumm automatycznie kwalifikuje koszty na podstawie opisu i kategorii — nie musisz znać numerów artykułów ustawy. Skaner OCR rozpoznaje faktury z telefonu, a AI sprawdza czy wydatek pasuje do Twojego PKD. Kalkulator kosztów samochodu wylicza optymalny wariant (VZW vs 75%) dla Twojej sytuacji.
Sprawdź plany dla JDG → | Załóż konto za darmo →
Powiązane artykuły: → Amortyzacja środków trwałych 2026 → Formy opodatkowania JDG 2026 → Ryczałt w IT — 12% czy 8,5%
Artykuł przygotowany na podstawie przepisów obowiązujących na dzień 15 kwietnia 2026 r. Podstawy prawne: ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.) — w szczególności art. 22 (definicja kosztów), art. 23 ust. 1 (wyłączenia z kosztów, limity samochodów), art. 22k ust. 7–13 (jednorazowa amortyzacja); ustawa z 2 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2269) — nowe limity amortyzacji samochodów od 2026 r.; rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190) — stawka diety 45 zł; rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych — stawki kilometrówki. Informacje mają charakter ogólny i nie stanowią porady podatkowej.