Aktualizacja: 15 lipca 2026 | Autor: Marcin Bochenek | Czas czytania: 9 min
Krótka odpowiedź: Koszt uzyskania przychodu to wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania jego źródła, spełniający trzy warunki: związek z przychodem, brak na liście wyłączeń z art. 23 ustawy o PIT i właściwa dokumentacja. Koszty odliczasz tylko na skali podatkowej i podatku liniowym — na ryczałcie nie mają znaczenia. Limit samochodu osobowego to 150 000 zł, a od 2026 r. dla aut zarejestrowanych po 31 grudnia 2025 r. obowiązują nowe limity: 225 000 zł (elektryczne/wodorowe), 150 000 zł (niskoemisyjne) i 100 000 zł (pozostałe spalinowe).
W skrócie — koszty uzyskania przychodu 2026
- Podstawa prawna: art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (Dz.U. 2026 poz. 592 t.j.).
- 3 warunki kosztu: związek z przychodem + brak w wyłączeniach z art. 23 + dokumentacja.
- Dokumentacja (faktura, rachunek) — przechowywana min. 5 lat.
- Koszty odliczasz tylko na skali i podatku liniowym. Ryczałt — bez kosztów.
- Limit samochodu osobowego: 150 000 zł (od 2026 r. nowe limity dla aut zarejestrowanych po 31.12.2025).
Co to są koszty uzyskania przychodu?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła — z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.
W praktyce koszty pomniejszają dochód, od którego liczysz podatek. Jeśli osiągnąłeś 200 000 zł przychodu i poniosłeś 60 000 zł kosztów, podatek liczysz od 140 000 zł. Dlatego świadome zarządzanie kosztami to realne narzędzie obniżenia obciążeń podatkowych — w granicach prawa.
Podstawa prawna: art. 22 i art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2026 poz. 592 t.j., dalej: ustawa o PIT).
3 warunki, które musi spełnić koszt
Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać trzy warunki jednocześnie:
- Związek przyczynowo-skutkowy z przychodem — wydatek musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. Związek może być bezpośredni lub pośredni.
- Brak na liście wyłączeń — wydatek nie może znajdować się w katalogu z art. 23 ustawy o PIT (o tym w dalszej części).
- Właściwe udokumentowanie — potrzebna jest faktura, rachunek lub inny dowód poniesienia wydatku.
Ważne: ciężar udowodnienia związku wydatku z działalnością spoczywa na przedsiębiorcy. Ocenia się go z perspektywy momentu poniesienia — jak potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie (wyrok z 2 grudnia 2025 r.), brak faktycznego skutku (przychodu) nie dyskwalifikuje wydatku jako kosztu, o ile był racjonalny i uzasadniony w chwili poniesienia.
Co można wrzucić w koszty firmy? — lista
Nie istnieje jedna zamknięta lista kosztów — ten sam wydatek w jednej firmie będzie uzasadniony, a w innej zakwestionowany. Poniżej najczęstsze kategorie kosztów dla JDG i freelancerów:
| Kategoria | Przykłady |
|---|---|
| Sprzęt i oprogramowanie | Laptop, telefon, monitor, licencje, subskrypcje SaaS, hosting, narzędzia AI |
| Biuro i media | Czynsz, prąd, internet, telefon (proporcjonalnie przy biurze w domu) |
| Transport | Samochód (w ramach limitu), paliwo, przejazdy, rower, hulajnoga |
| Usługi obce | Księgowość, obsługa prawna, podwykonawcy, tłumaczenia |
| Marketing | Reklama online, domena, strona www, materiały promocyjne |
| Edukacja | Szkolenia, kursy, konferencje, książki branżowe |
Sprzęt, oprogramowanie i narzędzia AI
Sprzęt komputerowy, telefon i licencje na oprogramowanie to klasyczne koszty firmowe. Coraz istotniejszą kategorią są subskrypcje narzędzi AI — ChatGPT, GitHub Copilot, Midjourney i podobne. Możesz je zaliczyć do kosztów na tych samych zasadach co inne oprogramowanie, o ile służą prowadzonej działalności i masz fakturę. Warto zachować dokumentację potwierdzającą wykorzystanie biznesowe.
Biuro w domu
Jeśli prowadzisz firmę z mieszkania, możesz zaliczyć do kosztów część wydatków proporcjonalną do powierzchni wykorzystywanej w działalności. Dotyczy to czynszu, mediów i internetu. Przykład: jeśli na działalność przeznaczasz jeden pokój stanowiący 20% mieszkania, do kosztów zaliczysz odpowiednio 20% czynszu i mediów.
Samochód w firmie
Dla samochodu osobowego obowiązuje limit 150 000 zł wartości rozliczanej w kosztach. Od 2026 r. dla aut zarejestrowanych po 31 grudnia 2025 r. wprowadzono nowe limity: 225 000 zł dla elektrycznych i wodorowych, 150 000 zł dla niskoemisyjnych (poniżej 50 g/km CO₂) i 100 000 zł dla pozostałych spalinowych.
VAT odliczasz w 50% (użytek mieszany) lub 100% (wyłącznie firmowy z ewidencją przebiegu). Szczegóły znajdziesz w artykule o samochodzie w firmie.
Czego NIE można wrzucić w koszty?
Art. 23 ustawy o PIT zawiera katalog wydatków, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, nawet jeśli mają związek z działalnością. Najważniejsze z nich to:
- Wydatki o charakterze osobistym — prywatne zakupy niezwiązane z firmą.
- Koszty reprezentacji — np. luksusowe kolacje, ekskluzywne prezenty dla kontrahentów.
- Wydatki na ulepszenie środków trwałych — w przeciwieństwie do bieżących napraw (modernizacja podnosi wartość środka trwałego i podlega amortyzacji).
- Spłata części kapitałowej kredytów i pożyczek — kosztem mogą być tylko odsetki.
- Podatek dochodowy oraz podatek od spadków i darowizn.
Uwaga — wydatki „na granicy": najwięcej problemów sprawiają wydatki częściowo prywatne, ponadstandardowe lub trudne do powiązania z przychodem (markowa odzież, luksusowe meble, koszty wizerunkowe). W takich przypadkach sama faktura nie wystarczy — liczy się uzasadnienie biznesowe i możliwość obrony wydatku przed kontrolą.
Koszty a forma opodatkowania
Możliwość odliczania kosztów zależy od wybranej formy opodatkowania:
- Skala podatkowa i podatek liniowy — rozliczasz koszty rzeczywiste, w pełnej wysokości, na podstawie dokumentów.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych — nie odliczasz kosztów w ogóle. W zamian obowiązują niższe stawki procentowe liczone od przychodu.
- Freelancer na umowie o dzieło lub zlecenie (bez JDG) — ma koszty zryczałtowane: 20% przychodu standardowo lub 50% przy przeniesieniu praw autorskich (do limitu 120 000 zł rocznie), a nie koszty rzeczywiste.
Jeśli prowadzisz JDG, koszty rozliczasz jak każdy przedsiębiorca — niezależnie od tego, czy nazywasz siebie freelancerem. Wybór między skalą/liniówką (z kosztami) a ryczałtem (bez kosztów, niższa stawka) zależy od tego, jak wysokie są Twoje koszty. Szczegóły: formy opodatkowania JDG.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu kosztów
Błąd 1: Brak realnego związku z działalnością. Wrzucenie prywatnego wydatku w koszty przy kontroli skutkuje korektą i dopłatą podatku z odsetkami.
Błąd 2: Brak dokumentacji. Bez faktury lub rachunku wydatek nie jest kosztem — nawet jeśli faktycznie służył firmie.
Błąd 3: Wydatki „na granicy" bez uzasadnienia. Markowa odzież czy luksusowe zakupy wymagają mocnego uzasadnienia biznesowego.
Błąd 4: Mylenie naprawy z ulepszeniem. Bieżąca naprawa to koszt od razu; ulepszenie (modernizacja) zwiększa wartość środka trwałego i podlega amortyzacji.
Jak Plumm pomaga rozliczać koszty?
Największa trudność z kosztami to nie ich księgowanie, lecz decyzja: czy dany wydatek w ogóle się kwalifikuje. Przy wydatkach „na granicy" łatwo o błąd, który wychodzi dopiero przy kontroli.
Plumm kategoryzuje wydatki i podpowiada, czy dany koszt kwalifikuje się do odliczenia. Asystent AI odpowiada na pytania o konkretne wydatki językiem naturalnym, bazując na przepisach weryfikowanych przez księgowych. Przy niejednoznacznych przypadkach — np. nietypowych wydatkach branżowych — pytanie trafia do specjalisty, zamiast ryzykować korektę.
Dowiedz się więcej: księgowość online dla JDG.
FAQ — najczęstsze pytania o koszty uzyskania przychodu
Co można wrzucić w koszty firmy w JDG? Kosztem może być każdy wydatek związany z działalnością: sprzęt komputerowy, oprogramowanie i subskrypcje (w tym narzędzia AI), telefon, internet, biuro w domu (proporcjonalnie), samochód (w ramach limitów), usługi księgowe, marketing, szkolenia. Warunek: wydatek musi mieć realny związek z przychodem i być udokumentowany fakturą lub rachunkiem.
Jakie warunki musi spełnić koszt uzyskania przychodu? Trzy warunki jednocześnie: musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania jego źródła, nie może znajdować się na liście wyłączeń z art. 23 ustawy o PIT oraz musi być prawidłowo udokumentowany (faktura, rachunek). Ciężar udowodnienia związku wydatku z działalnością spoczywa na przedsiębiorcy.
Czy na ryczałcie można odliczać koszty? Nie. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to podatek liczony od przychodu, bez możliwości odliczenia kosztów. W zamian obowiązują niższe stawki procentowe. Koszty uzyskania przychodu możesz odliczać tylko na skali podatkowej i podatku liniowym.
Czy subskrypcję ChatGPT można wrzucić w koszty? Tak, jeśli narzędzie służy prowadzonej działalności. Subskrypcje narzędzi AI (ChatGPT, Copilot, Midjourney) mogą być kosztem uzyskania przychodu na tych samych zasadach co inne oprogramowanie — pod warunkiem realnego związku z działalnością i posiadania faktury. Warto zachować dokumentację potwierdzającą wykorzystanie biznesowe.
Ile można odliczyć od samochodu w firmie? Dla samochodu osobowego obowiązuje limit 150 000 zł wartości do rozliczenia w kosztach. Od 2026 r. dla aut zarejestrowanych po 31.12.2025 obowiązują nowe limity: 225 000 zł dla elektrycznych i wodorowych, 150 000 zł dla niskoemisyjnych i 100 000 zł dla pozostałych spalinowych. VAT odliczasz w 50% (użytek mieszany) lub 100% (wyłącznie firmowy z ewidencją przebiegu).
Nie wiesz, czy dany wydatek to koszt? Plumm Ci podpowie.
Plumm kategoryzuje wydatki i podpowiada, czy kwalifikują się jako koszt. Asystent AI odpowie na pytania, a księgowa weryfikuje odpowiedzi.
Powiązane artykuły: → Samochód w firmie 2026: koszty, VAT i amortyzacja → Formy opodatkowania JDG 2026 → Składka zdrowotna 2026 → Ryczałt IT — stawki i zasady
Artykuł przygotowany na podstawie przepisów obowiązujących na dzień 15 lipca 2026 r. Podstawa prawna: art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2026 poz. 592 t.j.) — definicja kosztów uzyskania przychodu; art. 23 tej ustawy — katalog wyłączeń i limity samochodów. Wyrok WSA w Rzeszowie z 2 grudnia 2025 r. — dotyczący oceny związku wydatku z przychodem z perspektywy momentu jego poniesienia. Informacje mają charakter ogólny i nie stanowią porady podatkowej.