Data aktualizacji: 9 października 2026 | Autor: Marcin Bochenek | Czas czytania: 9 min
Zastrzeżenie: Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Rozliczenie sprzętu zależy od formy opodatkowania, statusu VAT, wartości zakupu i sposobu użytkowania. W razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym.
Krótka odpowiedź: Laptop, telefon czy monitor kupiony do firmy to co do zasady środek trwały, bo służy dłużej niż rok. Jeśli jego wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł, możesz nie amortyzować go wcale i zaliczyć cały wydatek w koszty w miesiącu oddania do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o PIT). Powyżej tej kwoty amortyzujesz sprzęt według stawek z Wykazu, chyba że przysługuje Ci jednorazowa amortyzacja: mały podatnik oraz podatnik w roku rozpoczęcia działalności mogą w 2026 r. jednorazowo odpisać do równowartości 50 000 euro, czyli 213 000 zł (art. 22k ust. 7). Na ryczałcie koszty nie obniżają podatku, a VAT odliczy tylko czynny podatnik i tylko w zakresie, w jakim sprzęt służy czynnościom opodatkowanym.
W skrócie: sprzęt w kosztach firmy 2026
- Próg 10 000 zł: wartość początkowa to cena nabycia pomniejszona o VAT, który możesz odliczyć (art. 22g ust. 3). Czynny podatnik, któremu przysługuje pełne odliczenie, porównuje z progiem kwotę netto. Podatnik zwolniony z VAT kwotę brutto, a przy częściowym albo braku prawa do odliczenia nieodliczony VAT zostaje w wartości początkowej.
- Do 10 000 zł: koszt jednorazowo w miesiącu oddania do używania (art. 22d ust. 1) albo odpis jednorazowy w tym lub następnym miesiącu, albo zwykła amortyzacja (art. 22f ust. 3).
- Powyżej 10 000 zł: wpis do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania do używania (art. 22d ust. 2) i amortyzacja. Dla zespołów komputerowych stawka w Wykazie wynosi 30% rocznie.
- Jednorazowa amortyzacja: 50 000 euro rocznie dla małego podatnika i podatnika rozpoczynającego działalność (art. 22k ust. 7), albo do 100 000 zł dla fabrycznie nowych środków trwałych (art. 22k ust. 14).
- Ryczałt: brak kosztów (art. 12 ust. 2 ustawy o ryczałcie), a sprzedaż sprzętu opodatkowana jest stawką 3% przychodu (art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. f).
- Użytek mieszany: ustawa nie podaje procentu dla sprzętu, więc liczy się cel wydatku (art. 22 ust. 1), a VAT odliczasz w zakresie wykorzystania do czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1).
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 592: art. 5a pkt 20, art. 10 ust. 1 pkt 8 i ust. 2 pkt 3, art. 14 ust. 2 pkt 1, art. 22 ust. 1, art. 22a, 22d, 22f, 22g, 22h, 22i, 22k, art. 23 ust. 1 pkt 1.
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 5 ust. 1, art. 7 ust. 2, art. 86, art. 113 ust. 2 pkt 3.
- Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 843: art. 12.
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), Dz.U. 2016 poz. 1864.
Czy sprzęt to koszt, czy środek trwały?
Amortyzacji podlegają składniki majątku, które są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania, stanowią Twoją własność lub współwłasność, mają przewidywany okres używania dłuższy niż rok i są wykorzystywane w działalności (art. 22a ust. 1 ustawy o PIT). Laptop, smartfon i monitor spełniają te warunki. Rozporządzenie o KŚT zalicza zespoły komputerowe (w tym monitory ekranowe) do rodzaju 487 w grupie 4, a aparaty telefoniczne, w tym smartfony, do rodzaju 623 w grupie 6.
Dla sprzętu o niższej wartości ustawa daje wybór. To, którą ścieżkę wybierzesz, zależy od wartości początkowej.
Wartość początkowa: netto czy brutto?
Za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania do używania (transport, montaż, instalacja i uruchomienie programów oraz systemów komputerowych) i pomniejszoną o VAT. Wyjątek: jeśli VAT nie stanowi podatku naliczonego albo nie przysługuje Ci jego odliczenie, VAT zostaje w cenie (art. 22g ust. 3).
Przykład: laptop za 8 500 zł netto, czyli 10 455 zł brutto przy stawce 23%. Czynny podatnik VAT z pełnym prawem do odliczenia ma wartość początkową 8 500 zł, więc mieści się w progu 10 000 zł. Podatnik zwolniony z VAT ma 10 455 zł, więc próg przekracza i musi sprzęt amortyzować. To samo dotyczy czynnego podatnika, który nie może odliczyć VAT od tego zakupu, na przykład gdy sprzęt nie służy czynnościom opodatkowanym. Przy częściowym odliczeniu w wartości początkowej zostaje nieodliczona część VAT. Przy zakupie komputera z monitorem sprawdź też, czy to jeden obiekt, czy osobne składniki. KŚT opisuje rodzaj 487 jako cały zespół, ale dopuszcza także wydzielone urządzenia, więc sposób ujęcia warto potwierdzić z księgową.
Trzy ścieżki rozliczenia sprzętu
1. Do 10 000 zł: od razu w koszty
Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników o wartości początkowej do 10 000 zł. Wydatki na ich nabycie stanowią wtedy koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania do używania (art. 22d ust. 1). Zamiast tego możesz dokonać odpisu jednorazowo w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym albo amortyzować sprzęt w zwykły sposób (art. 22f ust. 3).
2. Powyżej 10 000 zł: amortyzacja
Składnik wprowadzasz do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania. Późniejsze wprowadzenie uznaje się za ujawnienie środka trwałego (art. 22d ust. 2). Odpisy zaczynasz od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu wprowadzenia do ewidencji (art. 22h ust. 1 pkt 1), stosując stawki z Wykazu (art. 22i ust. 1). Dla zespołów komputerowych (rodzaj 487) Wykaz podaje 30% rocznie, a dla pozycji „Telefony komórkowe” 20% rocznie.
Przykład: komputer za 12 000 zł netto, stawka 30%. Roczny odpis to 3 600 zł, czyli 300 zł miesięcznie, aż do pełnego zamortyzowania.
3. Jednorazowa amortyzacja
Ustawa przewiduje dwa warianty, z których dla sprzętu biurowego istotny jest głównie pierwszy.
Mały podatnik i podatnik rozpoczynający działalność (art. 22k ust. 7). W roku podatkowym, w którym wprowadzisz środki trwałe z grup 3 do 8 KŚT (z wyłączeniem samochodów osobowych) do ewidencji, możesz je odpisać jednorazowo, do równowartości 50 000 euro łącznej wartości odpisów w roku. Kwotę przeliczasz według średniego kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego rok podatkowy, w zaokrągleniu do 1000 zł (art. 22k ust. 12). Dla 2026 r. kurs z 1 października 2025 r. wynosi 4,2586 zł (tabela 190/A/NBP/2025), więc 50 000 euro to 212 930 zł, po zaokrągleniu 213 000 zł. Mały podatnik to podatnik, którego przychód ze sprzedaży wraz z VAT nie przekroczył w poprzednim roku równowartości 2 000 000 euro (art. 5a pkt 20). Po przeliczeniu tym samym kursem daje to dla 2026 r. 8 517 000 zł.
Warunki i ograniczenia:
- Pomoc jest pomocą de minimis (art. 22k ust. 10).
- Do limitu nie wlicza się odpisów od składników do 10 000 zł (art. 22k ust. 9).
- Nie skorzystasz z niej, jeśli w roku rozpoczęcia działalności i w ciągu dwóch lat liczonych od końca roku poprzedzającego rok jej rozpoczęcia prowadziłeś już działalność samodzielnie lub jako wspólnik spółki niebędącej osobą prawną albo prowadził ją małżonek we wspólności majątkowej (art. 22k ust. 11).
- Od następnego roku odpisy ustalasz już normalnie, a suma odpisów nie może przekroczyć wartości początkowej (art. 22k ust. 8).
Fabrycznie nowe środki trwałe (art. 22k ust. 14 i 15). Jednorazowo możesz odpisać do 100 000 zł rocznie wartości nabytych fabrycznie nowych środków trwałych z grup 3 do 6 i 8, pod warunkiem że wartość jednego środka wynosi co najmniej 10 000 zł albo łączna wartość co najmniej dwóch środków wynosi co najmniej 10 000 zł, a każdy z nich kosztuje więcej niż 3500 zł. Jeśli przysługują Ci oba warianty do jednego składnika, stosujesz jeden z nich (art. 22k ust. 20).
Zasady amortyzacji w ogóle opisuje artykuł Amortyzacja środków trwałych, a ogólne zasady kosztów artykuł Koszty uzyskania przychodu.
Sprzęt używany prywatnie i w firmie
Dla samochodów ustawa wprost wprowadza limity i proporcje. Dla laptopa czy telefonu takiego przepisu nie ma. Wydatek jest kosztem, jeśli poniosłeś go w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania źródła przychodów (art. 22 ust. 1), a w VAT odliczasz podatek tylko w zakresie, w jakim sprzęt jest wykorzystywany do czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1). Procentu nie ustala żaden przepis, więc o rozsądnym podziale rozstrzyga stan faktyczny, który musisz umieć udokumentować (np. opisem użytkowania). Jeżeli sprzęt służy głównie prywatnie, ryzyko sporu z urzędem rośnie, a część prywatną wyłączasz z kosztów.
Kupujesz do firmy, a po jakimś czasie przekazujesz sprzęt na cele osobiste? W VAT przekazanie towarów należących do przedsiębiorstwa na cele osobiste podatnika jest traktowane jak odpłatna dostawa, jeśli przy zakupie przysługiwało prawo do odliczenia w całości lub w części (art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).
VAT od zakupu sprzętu
Czynny podatnik odlicza VAT od faktury wystawionej na firmę, w zakresie wykorzystania sprzętu do czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a). Prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w okresie otrzymania faktury (art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1). Jeśli nie odliczysz w terminie, możesz to zrobić w jednym z trzech następnych okresów (ust. 11) albo przez korektę deklaracji w ciągu 5 lat (ust. 13).
Podatnik zwolniony z VAT nie odlicza podatku. VAT zostaje w cenie nabycia, a sprzęt wchodzi do ewidencji w wartości brutto (art. 22g ust. 3). Ile realnie zaoszczędzisz przy zakupie przez firmę zamiast prywatnie, sprawdzisz w kalkulatorze zakupu na firmę.
Ryczałt: sprzęt bez kosztów
Podatek zryczałtowany pobiera się bez pomniejszania przychodu o koszty uzyskania (art. 12 ust. 2 ustawy o ryczałcie). Zakup laptopa nie obniży więc ryczałtu, niezależnie od ceny i sposobu ujęcia. Czynny podatnik VAT na ryczałcie nadal odlicza VAT z faktury. Ryczałtowiec nie zyska na jednorazowej amortyzacji, bo amortyzacja jest mechanizmem kosztowym.
Sprzedaż i wycofanie sprzętu z firmy
VAT. Odpłatna dostawa towarów na terytorium kraju podlega opodatkowaniu (art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT), więc czynny podatnik sprzedaje używany sprzęt z VAT. Podatnik zwolniony podmiotowo sprzedaje bez VAT, a sprzedaż towarów, które są środkami trwałymi podlegającymi amortyzacji, nie wlicza się do limitu zwolnienia 240 000 zł (art. 113 ust. 2 pkt 3). Szersze omówienie limitu znajdziesz w artykule Zwolnienie z VAT do 240 000 zł.
PIT na skali lub podatku liniowym. Przychód ze sprzedaży środków trwałych oraz składników z art. 22d ust. 1 (z wyjątkiem składników o wartości początkowej do 1500 zł) jest przychodem z działalności gospodarczej (art. 14 ust. 2 pkt 1). Kosztem przy zbyciu jest niezamortyzowana część wydatku (art. 23 ust. 1 pkt 1), więc jeśli wydatek zaliczyłeś już w całości w koszty, nie odliczysz go drugi raz.
Ryczałt. Przychód ze sprzedaży ruchomych składników majątku wykorzystywanych w działalności, które były środkami trwałymi albo składnikami z art. 22d ust. 1, opodatkowuje się stawką 3% (art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. f), bez pomniejszania o koszty.
Po wycofaniu z firmy. Sprzedaż składnika wycofanego z działalności nadal traktuje się jak przychód z działalności, jeżeli między pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu wycofania a dniem sprzedaży nie upłynęło 6 lat (art. 10 ust. 2 pkt 3). Po tym okresie sprzedaż rzeczy ruchomej podlega podatkowi tylko wtedy, gdy nastąpiła przed upływem pół roku od końca miesiąca nabycia (art. 10 ust. 1 pkt 8 lit. d).
Jak Plumm pomaga rozliczyć zakup sprzętu
Najczęstsze błędy przy sprzęcie to złe porównanie z progiem 10 000 zł (netto kontra brutto), zapomniana jednorazowa amortyzacja i niezgłoszony VAT przy sprzedaży. Plumm prowadzi księgi JDG i spółek, ewidencję środków trwałych z odpisami amortyzacyjnymi oraz przygotowuje JPK_V7. Pytania, które nie mają jednoznacznej odpowiedzi w przepisach, takie jak podział kosztów przy sprzęcie używanym prywatnie, trafiają do księgowej. Zanim kupisz sprzęt, możesz przeliczyć efekt podatkowy w kalkulatorze zakupu na firmę.
Najczęściej zadawane pytania
Czy laptop za 4 000 zł mogę od razu zaliczyć w koszty? Tak. Przy wartości początkowej do 10 000 zł możesz nie amortyzować składnika, a wydatek stanowi koszt w miesiącu oddania do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o PIT).
Jak liczyć próg 10 000 zł przy zakupie z VAT? Czynny podatnik VAT z pełnym prawem do odliczenia liczy według ceny netto, bo VAT, który może odliczyć, nie wchodzi do wartości początkowej. Podatnik zwolniony z VAT liczy według ceny brutto, a gdy odliczenie jest częściowe albo go brak, nieodliczony VAT zostaje w wartości początkowej (art. 22g ust. 3).
Czy limit 50 000 euro to 213 000 zł w 2026 roku? Wynika z przeliczenia kursem NBP z 1 października 2025 r. (4,2586 zł) z zaokrągleniem do 1000 zł (art. 22k ust. 12). Dotyczy małego podatnika i podatnika w roku rozpoczęcia działalności, a nie każdego przedsiębiorcy.
Czy mogę wrzucić w koszty telefon, z którego korzystam też prywatnie? Przepisy nie podają procentu dla telefonu. Liczy się cel wydatku (art. 22 ust. 1), a VAT odliczysz tylko w zakresie czynności opodatkowanych. Podział zależy od stanu faktycznego i dokumentacji, więc ustal go z księgową.
Czy na ryczałcie opłaca się kupować sprzęt na firmę? Ryczałt nie uwzględnia kosztów, więc zakup nie obniża podatku dochodowego. Czynny podatnik VAT odliczy jednak VAT z faktury.
Źródła
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 592: isap.sejm.gov.pl
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: isap.sejm.gov.pl
- Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 843: isap.sejm.gov.pl
- Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), Dz.U. 2016 poz. 1864: isap.sejm.gov.pl
- Tabela kursów średnich NBP nr 190/A/NBP/2025 z 1 października 2025 r. (EUR 4,2586): api.nbp.pl
Artykuł przygotowany na podstawie przepisów obowiązujących na dzień 9 października 2026 r. Informacje mają charakter ogólny i nie stanowią porady podatkowej.