Aktualizacja: 9 października 2026 | Autor: Marcin Bochenek | Czas czytania: 9 min
Zastrzeżenie: Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. O obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych decydują dane Twojej firmy, w tym skład wspólników i struktura przychodów. W razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym.
Krótka odpowiedź: Pełną księgowość (księgi rachunkowe) musisz prowadzić zawsze, jeśli jesteś spółką handlową, czyli osobową lub kapitałową, albo inną osobą prawną. Wyjątkiem są spółki cywilne, jawne i partnerskie, których wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne, oraz osoby fizyczne prowadzące działalność: im obowiązek powstaje, dopiero gdy przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów w poprzednim roku wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro. Dla 2026 r. to 10 646 500 zł (kurs NBP z 1 października 2025 r.: 4,2586 zł). Poniżej tego progu możesz prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) albo, dobrowolnie, księgi rachunkowe.
W skrócie: pełna księgowość czy KPiR w 2026 r.
- Zawsze księgi rachunkowe: spółka z o.o., spółka akcyjna, spółka komandytowa i komandytowo-akcyjna, spółka jawna lub cywilna z udziałem osoby prawnej oraz inne osoby prawne (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości).
- Próg dla osób fizycznych i ich spółek: 2 500 000 euro przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów w poprzednim roku obrotowym, czyli 10 646 500 zł w 2026 r. Na 2027 r. próg wyniesie 10 942 500 zł (kurs z 1 października 2026 r.: 4,3770 zł).
- Dobrowolnie: poniżej progu możesz prowadzić księgi od początku następnego roku, po zawiadomieniu urzędu skarbowego przed rozpoczęciem roku obrotowego.
- Zmiana z KPiR: wymaga inwentarza, otwarcia ksiąg i ustalenia stanu początkowego kont.
- JPK_KR_PD: księgi rachunkowe przesyła się do urzędu w strukturze JPK. Obowiązek obejmuje od 2025 r. największych podatników (CIT i spółki niebędące osobami prawnymi z przychodem powyżej 50 mln euro w poprzednim roku oraz podatkowe grupy kapitałowe), od 2026 r. kolejną grupę, a od 2027 r. pozostałych, zależnie od rodzaju podatnika.
Podstawa prawna
- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. 2026 poz. 522): art. 2 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2, art. 3 ust. 3, art. 11, art. 11a, art. 12, art. 19, art. 70a.
- Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 592): art. 24a ust. 1, 1e, 4, 5 i 6.
- Ustawa z 15 maja 2026 r. zmieniająca m.in. ustawę o PIT i CIT (Dz.U. 2026 poz. 779): terminy przesyłania ksiąg.
- Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, art. 9 ust. 1c i 1e (w brzmieniu od 1 lipca 2026 r.).
Uwaga: do 2024 r. próg w ustawie o rachunkowości wynosił 2 000 000 euro i dotyczył przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych. Od 1 stycznia 2025 r. wynosi 2 500 000 euro i dotyczy przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów (ustawa z 6 grudnia 2024 r., Dz.U. 2024 poz. 1863). Starsze zestawienia, które podają 2 mln euro, są nieaktualne.
Kto musi prowadzić pełną księgowość
Art. 2 ust. 1 ustawy o rachunkowości dzieli podmioty na dwie grupy.
Grupa pierwsza: obowiązek bez względu na przychody. Księgi rachunkowe prowadzą spółki handlowe (osobowe i kapitałowe), czyli między innymi spółka z o.o., spółka akcyjna, spółka komandytowa i komandytowo-akcyjna, a także spółki cywilne, z zastrzeżeniem grupy drugiej, oraz inne osoby prawne, z wyjątkiem Skarbu Państwa i NBP (pkt 1). Praktyczny wniosek: spółki z o.o. nie rozliczysz w KPiR, niezależnie od tego, jak małe są jej przychody.
Grupa druga: obowiązek po przekroczeniu progu. Przepisy dotyczą osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych i spółek partnerskich, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro (pkt 2).
Rozróżnienie ma znaczenie przy spółkach osobowych:
- Spółka jawna, w której wszyscy wspólnicy są osobami fizycznymi, jest w grupie drugiej, czyli zależy od progu.
- Spółka jawna z udziałem osoby prawnej (na przykład spółki z o.o.) nie jest „spółką jawną osób fizycznych”, więc wpada w grupę pierwszą i prowadzi księgi zawsze.
- Spółka cywilna działa tak samo: gdy wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne, liczy się próg, a gdy jest wśród nich osoba prawna, księgi są obowiązkowe.
- Spółka partnerska jest wymieniona w grupie drugiej, więc obowiązek ksiąg zależy od progu.
- Spółka komandytowa i komandytowo-akcyjna są spółkami handlowymi, więc podlegają grupie pierwszej.
Spółka jawna osób fizycznych lub partnerska, której przychody w poprzednim roku były niższe niż 2 500 000 euro i która nie prowadzi ksiąg dobrowolnie, składa w rejestrze sądowym w ciągu 6 miesięcy od końca roku obrotowego oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego (art. 70a).
Jak liczyć próg w złotych
Kwoty w euro przelicza się po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego rok obrotowy (art. 3 ust. 3 ustawy o rachunkowości; to samo wynika z art. 24a ust. 6 ustawy o PIT). Dla 2026 r.: 2 500 000 euro × 4,2586 zł (tabela nr 190/A/NBP/2025) = 10 646 500 zł. Dla 2027 r.: 2 500 000 euro × 4,3770 zł (tabela nr 191/A/NBP/2026) = 10 942 500 zł.
Ustawa o PIT odsyła do tej samej kwoty w euro, ale mierzy ją przychodami w rozumieniu art. 14 PIT za poprzedni rok podatkowy (art. 24a ust. 4). Ustawa o rachunkowości mówi o przychodach netto ze sprzedaży towarów i produktów. Przy przychodach zbliżonych do progu księgowa powinna sprawdzić oba kryteria.
Pełna księgowość a KPiR: najważniejsze różnice
KPiR prowadzą osoby fizyczne i spółki osobowe osób fizycznych, które nie muszą prowadzić ksiąg rachunkowych i nie wybrały ich dobrowolnie (art. 24a ust. 1 PIT). Różnice dotyczą zakresu obowiązków:
| KPiR | Księgi rachunkowe | |
|---|---|---|
| Podstawa | ustawa o PIT i rozporządzenie wydane na podstawie art. 24a ust. 7 | ustawa o rachunkowości |
| Dokumentacja zasad | wzór księgi z rozporządzenia | polityka rachunkowości i zakładowy plan kont (art. 10) |
| Zapisy | jedna księga | dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald, inwentarz (art. 13) |
| Zamknięcie roku | brak sprawozdania finansowego | sprawozdanie: bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa (art. 45) |
| Terminy sprawozdania | nie dotyczy | sporządzenie do 3 miesięcy, zatwierdzenie do 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 i 53) |
| Przechowywanie | zgodnie z przepisami podatkowymi | księgi rachunkowe co najmniej 5 lat (art. 74 ust. 2) |
Księgi rachunkowe prowadzi jednostka, ale może powierzyć ich prowadzenie przedsiębiorcy świadczącemu usługi rachunkowe, np. biuru rachunkowemu (art. 11). Odpowiedzialność kierownika jednostki za rachunkowość pozostaje, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej (art. 4 ust. 5). Jeśli księgi prowadzi się poza siedzibą jednostki, kierownik powiadamia właściwy urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia w ciągu 15 dni od ich wydania (art. 11a).
Dobrowolna pełna księgowość
Osoba fizyczna, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska może stosować zasady rachunkowości od początku następnego roku obrotowego, także gdy przychody za poprzedni rok są niższe niż 2 500 000 euro. Przed rozpoczęciem roku obrotowego należy zawiadomić o tym urząd skarbowy właściwy w sprawach podatku dochodowego; można to zrobić przez CEIDG (art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Dodatkowo podatnik informuje o prowadzeniu ksiąg w zeznaniu podatkowym za rok, w którym były prowadzone, a w spółce informację składają wszyscy wspólnicy (art. 24a ust. 5 PIT).
Zmiana z KPiR na księgi rachunkowe: jak to wygląda
- Ustal moment zmiany. Obowiązek wynika z przekroczenia progu w poprzednim roku, więc księgi prowadzisz od początku następnego roku obrotowego. Przy decyzji dobrowolnej zawiadomienie składasz przed rozpoczęciem tego roku.
- Przygotuj inwentarz. Jednostka, która wcześniej nie prowadziła ksiąg rachunkowych, sporządza wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) potwierdzony inwentaryzacją. Jego pozycje powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia pozycji bilansu otwarcia, a składniki wycenia się według zasad ustawy (art. 19). Praktyka w zakresie spisu z natury opisana jest w artykule o remanencie.
- Otwórz księgi. Terminy otwarcia ksiąg to co do zasady 15 dni od zdarzenia, które je wywołuje (art. 12 ust. 1).
- Ustal politykę rachunkowości i plan kont (art. 10) oraz sposób ujęcia sald początkowych.
- Zaplanuj sprawozdanie i JPK. Księgi rachunkowe wymagają rocznego sprawozdania finansowego oraz przesyłania ksiąg do urzędu w strukturze JPK.
JPK_KR_PD: przesyłanie ksiąg do urzędu
Podatnicy PIT i CIT prowadzący księgi rachunkowe przesyłają je do urzędu skarbowego w postaci struktury JPK_KR_PD (wraz z ewidencją środków trwałych w JPK_ST_KR; za rok podatkowy rozpoczynający się w 2025 r. Minister Finansów zwolnił podatników CIT i spółki niebędące osobami prawnymi z przesyłania JPK_ST_KR). Podstawą jest art. 24a ust. 1e ustawy o PIT oraz art. 9 ustawy o CIT, a struktura wynika z art. 193a Ordynacji podatkowej. W CIT z tego obowiązku zwolnieni są podatnicy zwolnieni podmiotowo na podstawie art. 6 ust. 1 (z wyjątkiem fundacji rodzinnych), podatnicy, o których mowa w art. 27a, oraz podatnicy prowadzący uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (art. 9 ust. 1d ustawy o CIT). Według komunikatu Ministerstwa Finansów obowiązek dotyczy od 1 stycznia 2025 r. podatników CIT i spółek niebędących osobami prawnymi, których przychód w poprzednim roku podatkowym (a w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi roku obrotowego) przekroczył 50 mln euro, oraz podatkowych grup kapitałowych, od 1 stycznia 2026 r. podatników CIT i spółek niebędących osobami prawnymi oraz podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe, którzy składają JPK_V7M, a od 1 stycznia 2027 r. pozostałych. Księgi przesyła się po zakończeniu pierwszego objętego roku podatkowego (obrotowego), więc przy roku równym kalendarzowemu pierwsza wysyłka dla grup objętych od 2026 r. i od 2027 r. przypada odpowiednio w 2027 r. i w 2028 r.
Od 1 lipca 2026 r. księgi rachunkowe przesyła się w terminie do 31 lipca po zakończeniu roku podatkowego (art. 24a ust. 1e pkt 2 PIT), a podatnicy CIT do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego (art. 9 ust. 1c CIT). Dodatkowe dane, o które trzeba uzupełnić księgi osób fizycznych, określa rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1311), obowiązujące od 1 stycznia 2026 r. Szczegóły omawiamy w artykule o JPK_KR.
Najczęściej zadawane pytania
Czy spółka z o.o. może prowadzić KPiR? Nie. Spółki kapitałowe, w tym spółki z o.o., podlegają ustawie o rachunkowości bez względu na wielkość przychodów (art. 2 ust. 1 pkt 1). Wybór formy opodatkowania w CIT tego nie zmienia.
Od jakiego przychodu JDG musi prowadzić pełną księgowość? Od przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok wynoszących co najmniej 2 500 000 euro, czyli 10 646 500 zł w 2026 r. i 10 942 500 zł w 2027 r. Księgi prowadzisz od początku następnego roku.
Czy spółka jawna musi prowadzić księgi? Jeśli wszyscy wspólnicy są osobami fizycznymi, dopiero po przekroczeniu progu 2 500 000 euro. Jeśli wspólnikiem jest osoba prawna, zawsze.
Czy mogę prowadzić księgi dobrowolnie przy niższych przychodach? Tak, od początku następnego roku obrotowego. Przed rozpoczęciem roku zawiadamiasz urząd skarbowy (art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości), a w PIT za dany rok informujesz o prowadzeniu ksiąg (art. 24a ust. 5).
Czy pełna księgowość oznacza sprawozdanie finansowe? Tak. Sprawozdanie składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej (art. 45 ust. 2). Kierownik jednostki zapewnia jego sporządzenie w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, a zatwierdzenie następuje nie później niż 6 miesięcy od tego dnia (art. 52 ust. 1 i art. 53 ust. 1).
Jak długo przechowuję księgi rachunkowe? Co najmniej 5 lat (art. 74 ust. 2 pkt 1), a zatwierdzone sprawozdania finansowe co najmniej 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym je zatwierdzono (art. 74 ust. 1).
Jak pomaga Plumm
Plumm prowadzi pełną księgę handlową online zgodnie z ustawą o rachunkowości: plan kont, dziennik, bilans i rachunek zysków i strat, dla spółek i dla większych działalności osób fizycznych. Przygotowanie okresowego JPK_KR_PD obsługuje obecnie księgowa. O wyborze między KPiR a księgami rachunkowymi decydujesz z księgową na podstawie przychodów i struktury wspólników. Więcej znajdziesz na stronie pełna księgowość online. O różnicach między prowadzeniem działalności jako osoba fizyczna a w spółce piszemy w artykule spółka czy JDG, a o samej KPiR w artykule KPiR dla początkujących.
Źródła
- Ustawa o rachunkowości, t.j. Dz.U. 2026 poz. 522: https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/522
- Ustawa o rachunkowości, t.j. Dz.U. 2023 poz. 120 (stan sprzed zmiany progu): https://eli.gov.pl/eli/DU/2023/120
- Ustawa o PIT, t.j. Dz.U. 2026 poz. 592: https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/592
- Ustawa z 15 maja 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 779: https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/779
- Ustawa z 6 grudnia 2024 r. zmieniająca ustawę o rachunkowości, Dz.U. 2024 poz. 1863: https://eli.gov.pl/eli/DU/2024/1863
- Rozporządzenie MFiG z 6 września 2025 r. w sprawie dodatkowych danych dla ksiąg rachunkowych (PIT), Dz.U. 2025 poz. 1311: https://eli.gov.pl/eli/DU/2025/1311
- Narodowy Bank Polski, kursy średnie euro z 1 października 2025 r. i 1 października 2026 r.: https://api.nbp.pl/api/exchangerates/rates/a/eur/2025-10-01/ oraz https://api.nbp.pl/api/exchangerates/rates/a/eur/2026-10-01/
- Ministerstwo Finansów, Elektroniczne księgi i ewidencje podatkowe: https://www.gov.pl/web/finanse/elektroniczne-ksiegi-i-ewidencje-podatkowe
- Ministerstwo Finansów (KAS), Struktury JPK w podatkach dochodowych: https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk-w-podatkach-dochodowych
Artykuł przygotowany na podstawie przepisów obowiązujących na dzień 9 października 2026 r. Informacje mają charakter ogólny i nie stanowią porady podatkowej.