Data aktualizacji: 11 października 2026
Autor: Marcin Bochenek
Czas czytania: 9 min
Krótka odpowiedź: Fakturę zaliczkową wystawiasz innemu podatnikowi lub osobie prawnej (konsumentowi na jego żądanie) po otrzymaniu całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi, najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wpłaty (art. 106b ust. 1 pkt 4 i art. 106i ust. 2 ustawy o VAT). Obowiązek podatkowy z zaliczki powstaje co do zasady z chwilą jej otrzymania (art. 19a ust. 8; wyjątki opisano niżej), więc VAT wykazujesz w rozliczeniu za okres wpłaty, niezależnie od daty wystawienia faktury. Faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i nie jest przesyłana do KSeF. Po dostawie lub wykonaniu usługi wystawiasz fakturę końcową, która rozlicza wcześniejsze zaliczki.
Szukasz informacji o samej proformie (czym jest, wzór, kiedy ją wystawić)? Zobacz fakturę proforma.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity: Dz. U. 2026 poz. 1263): art. 19a ust. 8 (obowiązek podatkowy z zaliczki), art. 106b ust. 1 pkt 4 i ust. 1a (obowiązek wystawienia), art. 106e ust. 1a, art. 106f (treść faktury zaliczkowej i końcowej), art. 106i ust. 2 i 7 (terminy)
- Podręcznik KSeF 2.0, część II (pkt 2.6-2.8): faktura zaliczkowa i rozliczająca w strukturze FA(3)
Faktura zaliczkowa: obowiązkowe elementy
Faktura zaliczkowa musi zawierać (art. 106f ust. 1):
- dane z art. 106e ust. 1 pkt 1-6: datę wystawienia, numer, nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy, ich numery identyfikacyjne dla podatku oraz datę otrzymania zapłaty (o ile jest określona i różni się od daty wystawienia),
- otrzymaną kwotę zapłaty,
- kwotę podatku wyliczoną ze wzoru: kwota zapłaty × stawka podatku / (100 + stawka podatku),
- dane dotyczące zamówienia lub umowy, w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z podatkiem.
Ilość i wartość zamówienia trzeba więc podać już na fakturze zaliczkowej. Dane zamówienia (pkt 4) opisują całe zamówienie lub umowę, a otrzymana zapłata (pkt 2) i podatek z niej (pkt 3) dotyczą wpłaconej zaliczki.
Termin wystawienia
- Najpóźniej: 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę (art. 106i ust. 2).
- Najwcześniej: faktury nie można wystawić wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zapłaty (art. 106i ust. 7 pkt 2).
- Faktura na żądanie nabywcy (art. 106b ust. 3, np. przy sprzedaży konsumentowi albo sprzedaży zwolnionej z VAT): obowiązek powstaje, jeżeli nabywca zgłosił żądanie w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca otrzymania zapłaty. Jeżeli zgłosił je do końca miesiąca otrzymania zapłaty, termin jest taki jak wyżej; jeżeli później, fakturę wystawiasz najpóźniej 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania (art. 106i ust. 6).
- Zaliczka i dostawa w tym samym miesiącu: nie musisz wystawiać faktury zaliczkowej, jeżeli całość lub część zapłaty otrzymałeś w tym samym miesiącu, w którym dokonałeś czynności (art. 106b ust. 1a). Faktura wystawiona po dostawie powinna wtedy zawierać zarówno datę dostawy lub wykonania usługi, jak i datę otrzymania zapłaty (art. 106e ust. 1a). Zasady tej nie stosuje się w przypadkach z terminami wystawiania faktury z art. 106i ust. 3-8 (art. 106b ust. 1b).
Kiedy faktury zaliczkowej nie wystawiasz
Obowiązek z art. 106b ust. 1 pkt 4 nie dotyczy zapłaty, która dotyczy:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje z wystawieniem faktury na podstawie art. 19a ust. 5 pkt 4 (m.in. dostawy energii, usługi telekomunikacyjne, najem, dzierżawa, leasing, stała obsługa prawna i biurowa),
- dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Dla czynności z art. 19a ust. 5 pkt 4 wpłata zaliczki nie rodzi obowiązku podatkowego (art. 19a ust. 8 pkt 2), tylko wystawienie faktury, a w razie jej braku upływ terminu z art. 106i ust. 3 lub terminu płatności (art. 19a ust. 7). Podatnik zwolniony z VAT nie ma obowiązku wystawiania faktury (art. 106b ust. 2), ale wystawia ją na żądanie nabywcy (art. 106b ust. 3). Na żądanie nabywcy wystawiasz fakturę zaliczkową także wtedy, gdy obowiązek jej wystawienia nie wynika z art. 106b ust. 1, na przykład przy sprzedaży konsumentowi (art. 106b ust. 3 pkt 1a).
Faktura końcowa: jak rozliczyć zaliczkę
Po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, wystawiasz fakturę końcową. Sumę wartości towarów lub usług pomniejszasz o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku o sumę podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych. Faktura końcowa powinna zawierać numery identyfikujące w KSeF faktur wystawionych przed dostawą (art. 106f ust. 3). Jeżeli wystawiono kilka faktur zaliczkowych, które łącznie obejmują całą zapłatę, ostatnia z nich zawiera również numery poprzednich (art. 106f ust. 4).
Przykład rozliczenia
- Zamówienie: 10 000 zł netto + 2 300 zł VAT (23%) = 12 300 zł brutto.
- Zaliczka 30% w kwocie brutto 3 690 zł: faktura zaliczkowa wykazuje otrzymaną zapłatę 3 690 zł oraz podatek z zaliczki 690 zł (3 690 × 23 / 123), czyli 3 000 zł netto, oraz dane zamówienia (10 000 zł netto, 2 300 zł VAT, 12 300 zł brutto).
- Faktura końcowa po dostawie: podstawa 7 000 zł netto, VAT 1 610 zł, do zapłaty 8 610 zł.
Jak to wygląda w KSeF
W strukturze FA(3) faktura zaliczkowa ma rodzaj faktury „ZAL” i wypełniony element Zamowienie. Faktura rozliczająca (końcowa) ma rodzaj „ROZ”, a w polach podsumowania podstawy opodatkowania i podatku wykazuje wyłącznie kwotę pozostałą do zapłaty (u nas 7 000 zł i 1 610 zł), podczas gdy pełne wartości przedmiotu transakcji podaje w wierszach faktury (FaWiersz). Numery KSeF faktur zaliczkowych wpisujesz w elemencie FakturaZaliczkowa (pole NrKSeFFaZaliczkowej, a dla zaliczki wystawionej poza KSeF NrKSeFZN i numer faktury). Te numery wpisuje wystawca faktury (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 2.6-2.7 i 4.1.2).
Jeżeli klient wpłacił 100% ceny i wystawiłeś fakturę zaliczkową, nie masz obowiązku wystawiania faktury końcowej. Możesz ją wystawić jako dodatkowy dowód sprzedaży; wtedy wystawiasz fakturę rozliczającą „zerową” z numerem faktury zaliczkowej (Podręcznik KSeF 2.0, pkt 2.8).
Obowiązek podatkowy: kiedy wykazać VAT
Jeśli przed dostawą lub usługą otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek lub ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania, w odniesieniu do otrzymanej kwoty (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT). Przykład: zaliczkę otrzymałeś 15 marca. VAT z zaliczki wykazujesz w rozliczeniu za marzec, nawet jeśli fakturę zaliczkową wystawisz dopiero 10 kwietnia.
Prawo do odliczenia VAT przez nabywcę powstaje według art. 86 ust. 10, stosowanego odpowiednio do zapłaty przed dostawą (art. 86 ust. 10c), z zastrzeżeniem, że nie powstaje wcześniej niż w rozliczeniu za okres otrzymania faktury (art. 86 ust. 10b pkt 1).
Zaliczka, zadatek, przedpłata
Dla VAT nie ma znaczenia, jak strony nazwały wpłatę: art. 19a ust. 8 wymienia przedpłatę, zaliczkę, zadatek i ratę, a faktura zaliczkowa jest jedna. Różnica jest cywilna. Zadatek (art. 394 Kodeksu cywilnego), jeżeli umowa nie stanowi inaczej, w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron pozwala drugiej stronie odstąpić od umowy i zachować otrzymany zadatek, a jeżeli sama go dała, żądać sumy dwukrotnie wyższej. W razie wykonania umowy zadatek zalicza się na poczet świadczenia strony, która go dała.
Faktura zaliczkowa a KSeF
Podatnicy są co do zasady obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF (art. 106ga ust. 1), w tym faktury zaliczkowe. Wyjątki przewiduje art. 106ga ust. 2, np. dla nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Terminy wdrożenia: od 1 lutego 2026 r. dla podatników, u których sprzedaż z podatkiem w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych (art. 145l i 145m ustawy o VAT). Do 31 grudnia 2026 r. podatnik może wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF, jeżeli sprzedaż udokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł z podatkiem (art. 145m ust. 1); po przekroczeniu traci to prawo od faktury, którą przekroczono limit (art. 145m ust. 2). Szczegóły znajdziesz w artykule o KSeF.
Faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Zgodnie z Podręcznikiem KSeF 2.0 (pkt 1.1) do KSeF nie są przesyłane faktury pro forma, noty obciążeniowe i uznaniowe, faktury wewnętrzne ani dowody wewnętrzne.
Transakcje zagraniczne
- Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów: nie ma obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej (art. 106b ust. 1 pkt 4 lit. a). Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury za dostawę, najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy (art. 20 ust. 1).
- Eksport towarów: zaliczka podlega fakturowaniu jak zwykła. Stawkę 0% stosuje się do otrzymanej zapłaty, jeżeli wywóz nastąpi w ciągu 6 miesięcy od końca miesiąca otrzymania zapłaty i w tym terminie otrzymasz dokument potwierdzający wywóz (art. 41 ust. 9a); termin może być dłuższy, gdy uzasadnia to specyfika dostaw potwierdzona w warunkach dostawy (art. 41 ust. 9b).
- Usługi dla zagranicy: sposób rozliczenia zależy od miejsca świadczenia (art. 28b i następne). Ustal go z księgową przed wystawieniem faktury.
Najczęstsze błędy
- Brak faktury zaliczkowej po wpłacie. Jeżeli dostawa lub usługa następuje w późniejszym miesiącu niż wpłata (poza czynnościami wymienionymi wyżej, np. najmem), a zaliczkowej nie wystawiono, obowiązek podatkowy powstał już w miesiącu wpłaty (art. 19a ust. 8). VAT trzeba wykazać za ten miesiąc; błąd naprawia się korektą rozliczenia.
- Brak ilości i wartości zamówienia na fakturze zaliczkowej (art. 106f ust. 1 pkt 4).
- Wystawienie faktury wcześniej niż 60 dni przed wpłatą (art. 106i ust. 7 pkt 2).
- Proforma zamiast faktury po wpłacie. Wpłata na podstawie proformy rodzi obowiązek podatkowy i obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej tylko wtedy, gdy dotyczy zaliczki objętej art. 19a ust. 8 i art. 106b ust. 1 pkt 4. Nie dotyczy to m.in. wpłat na najem, dzierżawę czy leasing (art. 19a ust. 5 pkt 4) ani zaliczek na wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
FAQ
Jaka jest różnica między fakturą zaliczkową a proformą?
Faktura zaliczkowa to faktura VAT wystawiana po otrzymaniu zaliczki: zapłata przed dostawą co do zasady rodzi obowiązek podatkowy i daje nabywcy prawo do odliczenia VAT. Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i nie jest przesyłana do KSeF. Wpłata na podstawie proformy nie zwalnia z wystawienia faktury zaliczkowej, jeżeli dotyczy zaliczki objętej art. 19a ust. 8 i art. 106b ust. 1 pkt 4 (nie dotyczy to np. najmu ani wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów).
Kiedy trzeba wystawić fakturę zaliczkową?
Najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę, a najwcześniej 60 dni przed jej otrzymaniem. VAT z zaliczki wykazuje się w rozliczeniu za okres otrzymania płatności, niezależnie od daty wystawienia faktury. Gdy fakturę wystawiasz na żądanie nabywcy (art. 106b ust. 3), zgłoszone po miesiącu otrzymania zaliczki, termin to 15 dni od dnia zgłoszenia żądania (art. 106i ust. 6 pkt 2). Żądanie zgłoszone później niż 3 miesiące od końca miesiąca otrzymania zaliczki nie rodzi obowiązku wystawienia faktury.
Czy faktura zaliczkowa musi zawierać ilość i wartość zamówienia?
Tak. Art. 106f ust. 1 pkt 4 wymaga danych zamówienia lub umowy: nazwy towaru lub usługi, ilości, wartości bez podatku, stawek i kwot podatku oraz wartości z podatkiem.
Co się stanie, jeśli transakcja nie dojdzie do skutku po wpłacie zaliczki?
Wystawia się fakturę korygującą, gdy zwracasz nabywcy zapłatę (art. 106j ust. 1 pkt 4). Podstawę opodatkowania obniża się o zwróconą zapłatę (art. 29a ust. 10 pkt 3), a nabywca zmniejsza podatek naliczony w okresie otrzymania korekty (art. 86 ust. 19a).
Czy na ryczałcie wystawia się faktury zaliczkowe?
To zależy od statusu VAT. Ryczałtowiec zwolniony z VAT nie ma obowiązku wystawiania faktur (art. 106b ust. 2), ale wystawia je na żądanie nabywcy. Ryczałtowiec będący czynnym podatnikiem VAT wystawia fakturę zaliczkową z VAT obowiązkowo przy sprzedaży innemu podatnikowi, a konsumentowi na jego żądanie. Przychód z działalności ustala się z art. 14 ustawy o PIT (art. 6 ust. 1 ustawy o ryczałcie). Zwykła zaliczka na usługę lub dostawę wykonaną w późniejszym okresie nie jest przychodem w dniu otrzymania, bo do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych (art. 14 ust. 3 pkt 1). Przychód powstaje co do zasady w dniu wykonania usługi lub wydania rzeczy, najpóźniej w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności (art. 14 ust. 1c), a przy usługach rozliczanych okresowo w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego (ust. 1e). Odrębny wybór z art. 14 ust. 1j dotyczy wpłat rejestrowanych na kasie rejestrującej na poczet dostaw w następnych okresach sprawozdawczych: podatnik może uznać dzień pobrania wpłaty za datę przychodu, ale musi stosować ten sposób przez cały rok podatkowy i wskazać go w zeznaniu.
Czy zadatek wymaga innej faktury niż zaliczka?
Nie. Dla VAT zaliczka, zadatek, przedpłata i rata są częścią zapłaty, od której obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania (art. 19a ust. 8). Różnica dotyczy tylko skutków cywilnych (art. 394 Kodeksu cywilnego).
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity: Dz. U. 2026 poz. 1263
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity: Dz. U. 2026 poz. 592 (art. 14)
- Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym, tekst jednolity: Dz. U. 2025 poz. 843 (art. 6 ust. 1)
- Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz. U. 2026 poz. 795 (art. 394)
- Ministerstwo Finansów: Podręcznik KSeF 2.0, część II (pkt 1.1, 2.6-2.8, 4.1.2)
Artykuł przygotowany na podstawie przepisów obowiązujących na dzień 11 października 2026 r. Informacje mają charakter ogólny i nie stanowią porady podatkowej.