Data aktualizacji: 26 kwietnia 2026
Autor: Marcin Bochenek
Czas czytania: 8 min
Krótka odpowiedź: Faktura zaliczkowa wystawiana jest po otrzymaniu zaliczki i rodzi obowiązek podatkowy VAT — musisz wykazać VAT z zaliczki w JPK-V7 za miesiąc otrzymania płatności. Faktura proforma to dokument handlowy wystawiany przed płatnością — nie rodzi żadnych skutków podatkowych. Po dostawie/realizacji usługi wystawiasz fakturę końcową, która uwzględnia wcześniej zapłacone zaliczki.
Podstawa prawna
- Art. 19a ust. 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2024 poz. 361 ze zm.) — obowiązek podatkowy z tytułu zaliczki
- Art. 106f ustawy o VAT — obowiązkowe elementy faktury zaliczkowej
- Art. 106i ust. 2 ustawy o VAT — termin wystawienia faktury zaliczkowej
Faktura zaliczkowa — obowiązkowe elementy
Faktura zaliczkowa musi zawierać (art. 106f ust. 1 uVAT):
- Datę wystawienia
- Kolejny numer, w ramach serii, który ją jednoznacznie identyfikuje
- Imiona i nazwiska (lub nazwy) i adresy sprzedawcy i nabywcy
- NIP sprzedawcy i nabywcy
- Datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi (jeśli znana)
- Otrzymaną kwotę zapłaty (wartość zaliczki brutto)
- Kwotę podatku (VAT od zaliczki)
- Stawkę VAT
- Dane dotyczące zamówienia lub umowy (opis przedmiotu usługi/dostawy)
Faktura zaliczkowa nie musi zawierać ilości i cen jednostkowych — bo transakcja jeszcze nie jest zakończona.
Termin wystawienia faktury zaliczkowej
Fakturę zaliczkową wystawiasz nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymałeś zaliczkę (art. 106i ust. 2 uVAT). Możesz wystawić wcześniej — nawet do 60 dni przed terminem płatności (art. 106i ust. 7 pkt 2 uVAT).
Jeśli zaliczka i dostawa/usługa następują w tym samym miesiącu — możesz wystawić jedną fakturę dokumentującą całość transakcji (art. 106f ust. 3 uVAT).
Faktura końcowa a zaliczkowa — jak powiązać
Po wykonaniu dostawy lub usługi wystawiasz fakturę końcową. Musi ona (art. 106f ust. 3 uVAT):
- Zawierać numery wcześniejszych faktur zaliczkowych
- Wykazywać pełną wartość zamówienia
- Pomniejszyć kwotę do zapłaty o wcześniej zapłacone zaliczki (z rozbiciem na kwotę netto i VAT)
W KSeF faktura końcowa zawiera odniesienie do numerów KSeF faktur zaliczkowych — system automatycznie powiązuje dokumenty.
Przykład rozliczenia
- Zamówienie: 10 000 zł netto + 2 300 zł VAT (23%) = 12 300 zł brutto
- Zaliczka 30%: 3 000 zł netto + 690 zł VAT → faktura zaliczkowa na 3 690 zł brutto
- Faktura końcowa: pełna wartość 12 300 zł brutto, pomniejszona o zaliczkę 3 690 zł → do zapłaty 8 610 zł (7 000 zł netto + 1 610 zł VAT)
Obowiązek podatkowy — kiedy wykazać VAT
Obowiązek podatkowy przy zaliczce powstaje z chwilą otrzymania płatności (art. 19a ust. 8 uVAT). Oznacza to:
- Jeśli zaliczkę otrzymałeś 15 marca → VAT wykazujesz w JPK-V7M za marzec (do 25 kwietnia)
- Fakturę zaliczkową możesz wystawić do 15 kwietnia — ale VAT i tak musi być w JPK za marzec
Nabywca odlicza VAT z faktury zaliczkowej w miesiącu jej otrzymania (lub nabycia prawa do odliczenia — art. 86 ust. 10b pkt 1 uVAT).
Faktura zaliczkowa a KSeF od 1 kwietnia 2026
Od 1 kwietnia 2026 r. faktury zaliczkowe (jak wszystkie faktury VAT) muszą być wystawiane przez KSeF (art. 106ga uVAT). Faktura zaliczkowa w KSeF otrzymuje numer KSeF — który następnie wpisujesz w fakturze końcowej jako odniesienie. Faktury proforma nadal wystawiasz poza KSeF (są dokumentami handlowymi, nie fakturami VAT).
FAQ
Czy muszę wystawić fakturę zaliczkową, jeśli wystawiłem już proformę?
Tak — jeśli klient zapłacił zaliczkę na podstawie proformy, musisz wystawić fakturę zaliczkową. Proforma nie zastępuje faktury VAT.
Czy faktura zaliczkowa jest kosztem dla nabywcy?
Sama zaliczka co do zasady nie jest kosztem podatkowym dla nabywcy (art. 22 ust. 1 uPIT — koszt poniesiony, ale usługa/dostawa jeszcze nie wykonana). Kosztem staje się po wykonaniu dostawy/usługi — na podstawie faktury końcowej.
Co jeśli transakcja ostatecznie nie dojdzie do skutku?
Wystawiasz fakturę korygującą zerującą fakturę zaliczkową i zwracasz zaliczkę. Korekta obniża VAT — nabywca musi również skorygować odliczone VAT (art. 86 ust. 19a uVAT).
Czy na ryczałcie wystawia się faktury zaliczkowe?
Ryczałtowcy (niebędący VAT-owcami) mogą wystawiać faktury zaliczkowe na żądanie klienta, ale bez VAT — i bez obowiązku KSeF (KSeF obowiązkowy dla VAT czynnych). Zaliczka u ryczałtowca co do zasady jest przychodem w dniu otrzymania.
Artykuł przygotowany na podstawie przepisów obowiązujących na dzień 26 kwietnia 2026 r.: ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2024 poz. 361 ze zm.) — art. 19a ust. 8, art. 106f, art. 106i ust. 2. Informacje mają charakter ogólny i nie stanowią porady podatkowej.