Data aktualizacji: 26 kwietnia 2026
Autor: Marcin Bochenek
Czas czytania: 7 min
Krótka odpowiedź: Faktura proforma to dokument handlowy — nie jest fakturą w rozumieniu przepisów podatkowych. Nie rodzi obowiązku VAT ani obowiązku ujęcia w KPiR. Służy do potwierdzenia warunków zamówienia lub wezwania do zapłaty przed dostawą/usługą. Gdy kontrahent wpłaci zaliczkę — wystawiasz fakturę zaliczkową, nie proformę.
Czym jest faktura proforma
Faktura proforma (łac. pro forma — dla formalności) to dokument komercyjny wystawiany przed wykonaniem dostawy lub usługi. Jej rolą jest:
- Poinformowanie kupującego o warunkach transakcji (cena, ilość, sposób płatności)
- Wezwanie do zapłaty przed realizacją zamówienia
- Podstawa do odprawy celnej przy imporcie (customs invoice)
- Oferta handlowa z konkretnymi kwotami
Faktura proforma nie jest fakturą VAT w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2024 poz. 361 ze zm.) — nie rodzi obowiązku podatkowego ani prawa do odliczenia VAT przez nabywcę.
Różnice między proformą a fakturą zaliczkową
| Cecha | Faktura proforma | Faktura zaliczkowa |
|---|---|---|
| Podstawa prawna | Brak — dokument handlowy, nienazwany w ustawie o VAT | Art. 106f ustawy o VAT |
| Kiedy wystawiasz | Przed zapłatą — jako oferta lub wezwanie do zapłaty | Po otrzymaniu zaliczki — do 15. dnia miesiąca następnego (art. 106i ust. 2 uVAT) |
| Skutek podatkowy VAT | Żaden — nie rodzi obowiązku VAT | Obowiązek wykazania VAT z zaliczki w JPK-V7 za miesiąc otrzymania zapłaty |
| Skutek dla PIT/CIT | Żaden — nie jest przychodem | Zaliczka nie jest przychodem (art. 14 ust. 3 pkt 1 uPIT) — ale VAT od zaliczki trafia do US |
| Czy nabywca odliczy VAT | Nie — proforma nie daje prawa do odliczenia | Tak — po otrzymaniu faktury zaliczkowej (art. 86 ust. 10b pkt 1 uVAT) |
| Czy trzeba wystawić w KSeF | Nie — proforma nie jest fakturą VAT | Tak — od 1.04.2026 obowiązkowo przez KSeF (art. 106ga uVAT) |
| Oznaczenie dokumentu | Musi zawierać słowo „PROFORMA" (wyraźnie odróżniając od faktury VAT) | Oznaczona jako „Faktura zaliczkowa" lub po prostu „Faktura" (bez dodatkowego oznaczenia) |
Kiedy wystawić proformę, a kiedy fakturę zaliczkową
Proformy używaj gdy
- Chcesz poinformować klienta o cenie i warunkach przed otrzymaniem płatności
- Klient potrzebuje dokumentu do wewnętrznej akceptacji zamówienia (np. approval w korporacji)
- Realizujesz import/eksport i potrzebujesz dokumentu celnego
- Nie jesteś pewien, czy do transakcji dojdzie — proforma niczego nie wiąże podatkowo
Fakturę zaliczkową wystawiasz gdy
- Kontrahent wpłacił zaliczkę (przedpłatę) na poczet przyszłej dostawy lub usługi
- Jesteś podatnikiem VAT — masz obowiązek wykazania VAT od zaliczki w miesiącu jej otrzymania (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT)
- Chcesz dać nabywcy prawo do odliczenia VAT od wpłaconej kwoty
Obowiązkowe elementy faktury proforma
Przepisy podatkowe nie określają obligatoryjnych elementów faktury proforma (bo nie jest to faktura VAT). Jednak dla uniknięcia pomyłek i ewentualnych problemów ze skarbówką, dobra proforma powinna zawierać:
- Nagłówek „PROFORMA" lub „FAKTURA PROFORMA" — wyraźnie, np. wielką czcionką
- Dane sprzedawcy (nazwa, adres, NIP)
- Dane nabywcy (nazwa, adres, NIP)
- Numer i datę wystawienia
- Opis towaru lub usługi, ilość, cenę jednostkową
- Kwotę netto, ewentualne stawki VAT i kwotę brutto (informacyjnie)
- Termin ważności oferty lub termin płatności
- Numer rachunku bankowego
- Brak numeru KSeF — proforma nie przechodzi przez KSeF i nie ma numeru KSEF ID
Ważne: Jeśli proforma zawiera wszystkie elementy faktury VAT (art. 106e ustawy o VAT) i nie ma wyraźnej adnotacji „PROFORMA" — może zostać uznana przez urząd za właściwą fakturę VAT, co rodzi obowiązek podatkowy (art. 108 ust. 1 ustawy o VAT — podatek od faktury wystawionej bezpodstawnie).
Proforma a KSeF od 1 kwietnia 2026
Obowiązkowy KSeF obejmuje wyłącznie faktury VAT w rozumieniu ustawy o VAT. Faktury proforma nie przechodzą przez KSeF — możesz je wystawiać w dowolnym systemie lub nawet Word/Excel i wysyłać e-mailem. Jednak gdy po otrzymaniu płatności wystawiasz fakturę zaliczkową — ta już musi trafić przez KSeF.
Co jeśli klient traktuje proformę jak fakturę VAT
Część nabywców — zwłaszcza zagranicznych lub z dużych firm — prosi o proformę, a potem odlicza z niej VAT. To błąd po stronie nabywcy: proforma nie daje prawa do odliczenia VAT (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT — prawo wyłącznie do faktury VAT). Odpowiedzialność za błędne odliczenie leży po stronie nabywcy, a nie wystawcy proformy.
FAQ
Czy proforma jest dowodem księgowym?
Nie — w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2023 poz. 120 ze zm.) faktura proforma nie jest dowodem księgowym i nie może stanowić podstawy zapisu w KPiR ani w księgach rachunkowych. Dowodem jest dopiero faktura VAT lub faktura zaliczkowa.
Czy wystawiam proformę dla osoby fizycznej (konsumenta)?
Tak, możesz — proforma działa tak samo jak dla firmy. Konsument (osoba prywatna) nie odlicza VAT, więc różnica między proformą a fakturą jest dla niego mniejsza. Mimo to po otrzymaniu płatności i tak powinieneś wystawić paragon lub fakturę na żądanie.
Czy proforma musi mieć numer?
Nie ma przepisów, które to narzucają. W praktyce warto numerować proformy sekwencyjnie dla własnego porządku (np. PRO/2026/001).
Ile proforma jest ważna?
Możesz wpisać datę ważności — np. „oferta ważna do 30.04.2026". Bez wpisanej daty — nie ma prawnego terminu ważności, choć zwyczajowo oferty tracą ważność po 30 dniach.
Czy mogę wystawić fakturę zaliczkową bez wcześniejszej proformy?
Tak — proforma nie jest warunkiem wystawienia faktury zaliczkowej. Jeśli klient wpłaci zaliczkę bez proformy — wystawiasz fakturę zaliczkową bezpośrednio.
Artykuł przygotowany na podstawie przepisów obowiązujących na dzień 26 kwietnia 2026 r.: ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2024 poz. 361 ze zm.), ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2024 poz. 226 ze zm.) oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2023 poz. 120 ze zm.). Informacje mają charakter ogólny i nie stanowią porady podatkowej.