Data aktualizacji: 11 października 2026
Autor: Marcin Bochenek
Czas czytania: 9 min
Krótka odpowiedź: PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe) to program oszczędzania, który pracodawca musi wdrożyć, a do którego osoby zatrudnione są zapisywane przez pracodawcę, ale mogą z niego zrezygnować (uczestnictwo jest dobrowolne, art. 23 ust. 1 ustawy o PPK). Wpłata podstawowa pracodawcy wynosi 1,5% wynagrodzenia (może zadeklarować dodatkowo do 2,5%), wpłata podstawowa uczestnika 2%. Obowiązek dotyczy podmiotu zatrudniającego, który zatrudnia co najmniej jedną osobę objętą PPK. Nie dotyczy między innymi mikroprzedsiębiorcy, jeśli wszystkie osoby zatrudnione złożą deklarację rezygnacji (art. 13 ust. 1 pkt 1).
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (tekst jednolity: Dz. U. 2026 poz. 192, zmieniona ustawą z 29 maja 2026 r., Dz. U. 2026 poz. 989, w części dotyczącej wezwań PFR od 7 sierpnia 2026 r.)
- Ustawa o PIT (Dz. U. 2026 poz. 592), rozporządzenie w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2025 poz. 1299), ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. 2026 poz. 199)
Kogo obejmuje PPK
PPK obejmuje „osoby zatrudnione”, czyli (art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK):
- pracowników (bez młodocianych),
- osoby wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18 lat,
- osoby, które ukończyły 18 lat i pracują na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu,
- członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych,
- członków rad nadzorczych wynagradzanych za pełnienie tych funkcji.
Warunek wspólny: osoba podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z danego tytułu w Polsce.
Wiek
Osoba, która ukończyła 55 lat i nie ukończyła 70 lat, jest zapisywana do PPK wyłącznie na swój wniosek, a pracodawca ma obowiązek poinformować ją o takiej możliwości (art. 15 ust. 2). Dla nakładców i zleceniobiorców dolną granicą jest ukończone 18 lat (art. 2 ust. 1 pkt 18 lit. b i d). Osoby, które najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyły 70 lat, nie są zapisywane (art. 15 ust. 1).
Zleceniobiorcy
Zleceniobiorca jest objęty PPK tylko z tej umowy, z której obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Przy zbiegu tytułów do ubezpieczeń decydują przepisy art. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przykładowo, jeśli osoba jest ubezpieczona z etatu, a podstawa wymiaru składek z etatu nie jest niższa od minimalnego wynagrodzenia, zlecenie nie podlega z reguły obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu (art. 9 ust. 1 i 1a ustawy o SUS), więc PPK od tego zlecenia nie powstaje. Pracodawca opiera się na informacji od osoby zatrudnionej i nie odpowiada za błąd wynikający z jej nieprawdziwej informacji o ubezpieczeniach (art. 28 ust. 6 ustawy o PPK). Przedsiębiorca na B2B, który nie jest z tej umowy ubezpieczony jako zleceniobiorca, nie jest objęty PPK.
Właściciel firmy i prezes spółki
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność nie jest osobą zatrudnioną u siebie, więc nie ma PPK dla siebie. Wspólnik lub prezes spółki jest objęty PPK tylko wtedy, gdy jest pracownikiem (art. 2 Kodeksu pracy) lub zleceniobiorcą i z tego tytułu obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu. Czy członek zarządu powołany bez umowy o pracę spełnia te warunki, ustal z księgową na podstawie jego tytułu do ubezpieczeń.
Kiedy PPK nie obowiązuje
- Mikroprzedsiębiorca (art. 7 ust. 1 pkt 1 Prawa przedsiębiorców: średnioroczne zatrudnienie poniżej 10 pracowników oraz roczny obrót netto lub suma aktywów nieprzekraczające równowartości 2 mln euro w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych), jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą mu deklarację rezygnacji (art. 13 ust. 1 pkt 1). Wystarczy, że jedna osoba nie złoży deklaracji, a obowiązki wdrożeniowe wracają. Cykl czteroletni z art. 23 ust. 5 i 6 stosuje się odpowiednio. Na wezwanie PFR taki podmiot przekazuje oświadczenie o spełnianiu warunków (art. 8 ust. 5c).
- Osoba fizyczna zatrudniająca poza działalnością gospodarczą osobę fizyczną w zakresie niezwiązanym z jej działalnością (art. 13 ust. 1 pkt 2).
- Pracodawca z PPE. Podmiot, który zawarł umowy PPK, a potem utworzył pracowniczy program emerytalny i odprowadza do niego składkę podstawową co najmniej 3,5% wynagrodzenia, może w porozumieniu z zakładową organizacją związkową nie finansować wpłat do PPK za osoby, które przystąpiły do PPE (art. 13 ust. 2).
- Pracodawca, który prowadził PPE w dniu objęcia ustawą (art. 134 ust. 1), z udziałem co najmniej 25% osób zatrudnionych i składką podstawową co najmniej 3,5% wynagrodzenia, może nie stosować ustawy o PPK. Traci to prawo m.in. po likwidacji PPE, obniżeniu składki poniżej 3,5% albo spadku udziału poniżej 25% (art. 133).
Wysokość wpłat do PPK
| Kto wpłaca | Wpłata podstawowa | Wpłata dodatkowa |
|---|---|---|
| Pracodawca | 1,5% wynagrodzenia (art. 26 ust. 1) | do 2,5% wynagrodzenia, deklarowana w umowie o zarządzanie PPK (art. 26 ust. 2) |
| Uczestnik | 2% wynagrodzenia; od 0,5% do 2%, jeśli wynagrodzenie ze wszystkich źródeł w miesiącu nie przekracza 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia (art. 27 ust. 1 i 2) | do 2% wynagrodzenia (art. 27 ust. 3) |
| Państwo (Fundusz Pracy) | wpłata powitalna 250 zł (art. 31), dopłata roczna 240 zł (art. 32), po spełnieniu warunków z tych przepisów | brak |
„Wynagrodzenie” to podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe bez limitu rocznej podstawy (art. 2 ust. 1 pkt 40). Wpłaty finansowane przez pracodawcę nie są wliczane do podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (art. 26 ust. 5), a wpłaty uczestnika są potrącane z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu (art. 27 ust. 9).
Podatki i księgowanie wpłat pracodawcy
- Koszt pracodawcy: wpłaty finansowane przez pracodawcę są kosztem uzyskania przychodu w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem odprowadzenia w terminie ustawowym (art. 22 ust. 6bc ustawy o PIT). W razie uchybienia terminowi stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55aa, według którego niedokonane wpłaty nie są kosztem uzyskania przychodów. W spółkach z podatkiem CIT obowiązuje ta sama zasada (art. 15 ust. 4ga i art. 16 ust. 1 pkt 57aa ustawy o CIT). Wydatki na zapewnienie prawidłowej realizacji obowiązków z ustawy o PPK są również kosztem (art. 22 ust. 1ba).
- KPiR: wpłaty do PPK w części finansowanej przez pracodawcę wpisuje się w kolumnie 15 „pozostałe wydatki” (objaśnienia do księgi, pkt 13, rozporządzenie Dz. U. 2025 poz. 1299). W księgach rachunkowych koszt ujmuje się w okresie, którego dotyczy (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości); numer konta wynika z zakładowego planu kont.
- Przychód pracownika: według oficjalnego portalu PPK wpłaty finansowane przez pracodawcę są przychodem pracownika ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT), od którego pracodawca pobiera zaliczkę na podatek.
Jak wdrożyć PPK: kolejność i terminy
- Wybór instytucji finansowej. Pracodawca wybiera ją w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli jej nie ma, z reprezentacją osób zatrudnionych (art. 7 ust. 3 i 4). Jeżeli na miesiąc przed terminem zawarcia umowy o zarządzanie nie ma porozumienia, pracodawca wybiera instytucję samodzielnie (art. 7 ust. 5). Oferty znajdziesz w portalu PPK (mojeppk.pl).
- Umowa o zarządzanie PPK. Zawierasz ją nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym musisz zawrzeć umowę o prowadzenie PPK dla pierwszej osoby zatrudnionej (art. 8 ust. 1). Jeśli tego nie zrobisz, PFR wzywa do zawarcia umowy z funduszem zdefiniowanej daty zarządzanym przez instytucję wyznaczoną, w terminie 30 dni od otrzymania wezwania (art. 8 ust. 5). Od 7 sierpnia 2026 r. wezwanie jest przekazywane przez profil informacyjny ZUS i uznaje się je za skuteczne w dniu odbioru albo po 14 dniach od udostępnienia (art. 8 ust. 5 i 5aa-5ad w brzmieniu ustawy z 29 maja 2026 r.). Instytucja wyznaczona nie może odmówić zawarcia umowy (art. 8 ust. 7).
- Umowa o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej: nie wcześniej niż po 14 dniach zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia (art. 16 ust. 1). Jeśli pracodawca jej nie zawrze w tym terminie, stosunek wynikający z umowy o prowadzenie PPK powstaje z mocy prawa, na warunkach z umowy o zarządzanie (art. 17).
- Wpłaty oblicza się i dokonuje do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane (art. 28 ust. 1 i 4).
Pracodawca może wypowiedzieć umowę o zarządzanie PPK, jeśli zawarł umowę o zarządzanie z inną instytucją. W ciągu 7 dni od tej umowy zawiera umowy o prowadzenie PPK z nową instytucją i informuje osoby zatrudnione o transferze środków (art. 12).
Rezygnacja i ponowny zapis co 4 lata
Uczestnik może zrezygnować z dokonywania wpłat, składając pracodawcy deklarację na piśmie (art. 23 ust. 2). Pracodawca informuje o tym instytucję finansową w ciągu 7 dni (art. 23 ust. 3) i nie dokonuje wpłat od miesiąca złożenia deklaracji, a pobrane w tym miesiącu wpłaty podlegają zwrotowi (art. 23 ust. 4).
Co 4 lata, do ostatniego dnia lutego, pracodawca informuje uczestnika, który złożył deklarację rezygnacji, o ponownym dokonywaniu wpłat. Od 1 kwietnia dokonuje za niego wpłat, chyba że uczestnik złoży nową deklarację rezygnacji (art. 23 ust. 5 i 6). To nie jest nowa umowa o prowadzenie PPK, tylko wznowienie wpłat. Przepisy te obowiązują od 1 stycznia 2023 r., więc kolejne terminy wypadają w 2027 r. (informacja do końca lutego, wpłaty od 1 kwietnia) i co 4 lata dalej. Wyjątki: jeśli uczestnik ukończył 70 lat przed 1 kwietnia, wpłaty nie są wznawiane (ust. 8), a jeśli ukończył 55 lat przed 1 kwietnia, wpłaty wznawia się tylko na jego wniosek złożony do końca lutego (ust. 9). Uczestnik może w każdej chwili złożyć wniosek o dokonywanie wpłat, a wpłaty rozpoczynają się od następnego miesiąca (art. 23 ust. 10 i 11).
Sankcje za niewykonanie obowiązków
- Art. 106: niezawarcie umowy o zarządzanie PPK w terminie: grzywna do 1,5% funduszu wynagrodzeń w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu.
- Art. 107: niezawarcie w terminie umowy o prowadzenie PPK, niedokonanie wpłat w terminie, niezgłoszenie wymaganych danych lub zgłoszenie nieprawdziwych, brak dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat: grzywna od 1 000 zł do 1 000 000 zł.
- Art. 108: nakłanianie osoby zatrudnionej lub uczestnika do rezygnacji z PPK: grzywna do 1,5% funduszu wynagrodzeń.
Orzekanie następuje w trybie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 111).
Wypłata środków
Po ukończeniu 60 lat 25% środków wypłaca się jednorazowo (chyba że uczestnik wnioskuje o raty), a 75% w co najmniej 120 ratach miesięcznych, chyba że uczestnik złoży wniosek o wypłatę w mniejszej liczbie rat (art. 99 ust. 1). Dochód z wypłaty w tym trybie jest zwolniony z PIT (art. 21 ust. 1 pkt 58c lit. b ustawy o PIT). Wypłata 75% w mniejszej liczbie niż 120 rat oznacza zryczałtowany podatek 19% od dochodu (art. 30a ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT). Ten sam podatek dotyczy sytuacji, w której te 75% wypłaca się jednorazowo, bo pierwsza rata wyniosłaby mniej niż 50 zł (art. 99 ust. 2 ustawy o PPK). Przed 60. rokiem życia uczestnik może bez tych konsekwencji wypłacić do 100% środków na wkład własny, z obowiązkiem zwrotu (art. 98; tylko uczestnik, który w dniu złożenia wniosku nie ukończył 45 lat, ust. 7), albo do 25% środków w razie poważnego zachorowania swojego, małżonka lub dziecka (art. 101). Zwrot środków na wniosek uczestnika przed 60. rokiem życia (art. 105) wiąże się z przekazaniem 30% środków pochodzących z wpłat pracodawcy do ZUS, z podatkiem 19% od dochodu (art. 30a ust. 1 pkt 11d) i ze zwrotem wpłaty powitalnej oraz dopłat rocznych do Funduszu Pracy.
FAQ
Kto musi wdrożyć PPK?
Podmiot zatrudniający, który zatrudnia co najmniej jedną osobę zatrudnioną objętą PPK, czyli obowiązkowo ubezpieczoną emerytalnie i rentowo z umowy o pracę, zlecenia i innych tytułów z art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK (art. 7 ust. 1). Wyjątki opisuje art. 13.
Czy mikroprzedsiębiorca musi wdrożyć PPK?
Nie, jeśli wszystkie osoby zatrudnione złożą mu deklarację rezygnacji (art. 13 ust. 1 pkt 1). Wystarczy jedna osoba bez deklaracji, aby obowiązek wrócił.
Ile pracodawca wpłaca do PPK?
Obowiązkowo 1,5% wynagrodzenia. Może dodatkowo zadeklarować do 2,5% (łącznie do 4%). Uczestnik wpłaca 2%, z możliwością obniżenia do 0,5% przy niskim wynagrodzeniu, oraz do 2% wpłaty dodatkowej.
Czy pracownik może zrezygnować z PPK?
Tak, w każdym czasie, składając pisemną deklarację. Co 4 lata, do końca lutego, pracodawca informuje go o ponownym dokonywaniu wpłat, które rozpoczynają się od 1 kwietnia, chyba że uczestnik ponownie zrezygnuje.
Czy PPK dotyczy JDG bez pracowników?
Nie. Przedsiębiorca nie jest osobą zatrudnioną u siebie, więc nie ma PPK dla siebie. Obowiązek powstaje dopiero wtedy, gdy zatrudnisz osobę objętą PPK.
Czy zleceniobiorca jest objęty PPK?
Tak, jeśli ma co najmniej 18 lat i z tej umowy obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Przy zbiegu tytułów decyduje art. 9 ustawy o SUS.
Jakie sankcje grożą za niewykonanie obowiązków PPK?
Za niezawarcie umowy o zarządzanie w terminie grzywna do 1,5% funduszu wynagrodzeń (art. 106). Za niedokonanie wpłat w terminie, niezawarcie umowy o prowadzenie lub brak dokumentacji grzywna od 1 000 zł do 1 000 000 zł (art. 107). Za nakłanianie do rezygnacji grzywna do 1,5% funduszu wynagrodzeń (art. 108).
Czy można wypłacić środki z PPK przed 60. rokiem życia?
Tak. Bez utraty środków można wypłacić do 100% na wkład własny z obowiązkiem zwrotu (art. 98; tylko jeśli uczestnik w dniu złożenia wniosku nie ukończył 45 lat) albo do 25% w razie poważnego zachorowania (art. 101). Zwrot na wniosek uczestnika (art. 105) ma natomiast konsekwencje: 30% środków z wpłat pracodawcy trafia do ZUS, od dochodu pobiera się 19% podatku, a wpłata powitalna i dopłaty roczne wracają do Funduszu Pracy.
Źródła
- Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych, tekst jednolity: Dz. U. 2026 poz. 192
- Ustawa z 29 maja 2026 r. o zmianie ustawy o PPK: Dz. U. 2026 poz. 989
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity: Dz. U. 2026 poz. 592 (art. 12, 21, 22, 23, 30a)
- Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, tekst jednolity: Dz. U. 2026 poz. 554 (art. 15 ust. 4ga, art. 16 ust. 1 pkt 57aa)
- Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst jednolity: Dz. U. 2026 poz. 199 (art. 9)
- Prawo przedsiębiorców, tekst jednolity: Dz. U. 2025 poz. 1480 (art. 7 ust. 1 pkt 1)
- Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: Dz. U. 2025 poz. 1299
- Portal PPK (PFR): czy wpłaty finansowane przez pracodawcę stanowią przychód pracownika
Artykuł przygotowany na podstawie przepisów obowiązujących na dzień 11 października 2026 r. Informacje mają charakter ogólny i nie stanowią porady prawnej ani podatkowej.