Koszty uzyskania przychodu 2026 — co możesz odliczyć od podatku
Data aktualizacji: 11 kwietnia 2026
Autor: Zespół Plumm (weryfikacja merytoryczna: [imię i nazwisko księgowej])
Czas czytania: 9 min
Krótka odpowiedź: Koszt uzyskania przychodu to wydatek poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodu z działalności. Obniża podstawę opodatkowania — im więcej kosztów, tym niższy podatek. Tylko na skali podatkowej i liniowym; na ryczałcie koszty nie mają znaczenia podatkowego.
Kto może odliczać koszty
Skala podatkowa i podatek liniowy: pełne odliczenie kosztów — płacisz podatek od dochodu (przychód minus koszty).
Ryczałt: brak odliczenia kosztów — płacisz od przychodu. Jedynym odliczeniem jest 50% zapłaconych składek ZUS społecznych.
Warunki uznania wydatku za koszt
Żeby wydatek był kosztem uzyskania przychodu, musi spełniać łącznie:
- Cel: poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodu
- Związek z działalnością: powiązany z Twoją działalnością gospodarczą
- Dokumentacja: udokumentowany — faktura, rachunek, umowa, dowód przelewu
- Niewyłączony z listy: nie może znajdować się na liście wydatków wyłączonych z kosztów (art. 23 ustawy o PIT)
Nie musisz udowadniać, że wydatek faktycznie przyniósł przychód — wystarczy, że był poniesiony w tym celu.
Lista kosztów — co możesz odliczyć
Sprzęt i wyposażenie
| Wydatek | Zasady |
|---|---|
| Komputer, laptop, telefon | Jednorazowo (do 10 000 zł) lub amortyzacja |
| Monitor, klawiatura, peryferia | Jednorazowo |
| Biurko, krzesło, wyposażenie biura | Jednorazowo (do 10 000 zł netto) lub amortyzacja |
| Sprzęt powyżej 10 000 zł netto | Środek trwały — amortyzacja przez okres użytkowania |
Jednorazowy odpis dla środków trwałych do 10 000 zł — możesz wpisać cały koszt w miesiącu zakupu bez amortyzacji.
Oprogramowanie i subskrypcje
- Licencje na oprogramowanie (Adobe, Microsoft 365, Figma itp.)
- Subskrypcje SaaS (Slack, Notion, GitHub, Jira itp.)
- Hosting, domeny, serwery
- Antywirusy, narzędzia do backupu
- Platformy edukacyjne (Udemy, Pluralsight itp.) — jeśli związane z działalnością
Telefon i internet
- Telefon służbowy: 100% kosztów jeśli wyłącznie służbowy; przy mieszanym użytku — proporcja (w praktyce często 75%)
- Internet: 100% jeśli wyłącznie firmowy; przy domowym łączu — proporcja faktycznego użytku służbowego
- Abonament telefoniczny
Samochód — zasady szczegółowe
| Typ użytkowania | Koszty paliwowe i eksploatacyjne | Ubezpieczenie, leasing, raty |
|---|---|---|
| Wyłącznie firmowy (VZW złożony) | 100% | 100% |
| Prywatno-służbowy (bez VZW) | 75% | 75% |
| Prywatny z kilometrówką | Do limitu kilometrówki | Nie dotyczy |
Ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) — przy samochodzie prywatnym: stawka 0,89 zł/km dla aut do 900 cm³, 1,15 zł/km dla pozostałych. Limit roczny obliczany od km × stawka.
Uwaga: przy leasingu operacyjnym — raty leasingowe są kosztem w pełnej kwocie netto (jeśli samochód wyłącznie firmowy) lub 75% (przy mieszanym).
Praca zdalna z domu — koszty domowego biura
Możesz odliczać część kosztów mieszkania jeśli wyodrębnisz pomieszczenie lub jego część wyłącznie do celów służbowych:
- Proporcja: (powierzchnia biura / całkowita powierzchnia mieszkania) × rachunki
- Czynsz, prąd, internet, ogrzewanie — w tej proporcji
- Możliwe przy wynajmowanym mieszkaniu i własnym
Wymaga dobrej dokumentacji. W razie wątpliwości skonsultuj z księgowym.
Podróże i delegacje
| Wydatek | Zasady |
|---|---|
| Bilety (samolot, pociąg, autobus) | 100% kosztów przy udokumentowaniu celu służbowego |
| Hotel | 100% przy delegacji służbowej |
| Diety krajowe | Limit 45 zł/dobę (dla JDG od 1 dnia wyjazdu) |
| Diety zagraniczne | Stawki wg rozporządzenia MRPiPS — różne dla każdego kraju |
| Paliwo w delegacji | W ramach kilometrówki lub jako koszt firmowy (przy aucie firmowym) |
Warunek: wyjazd musi mieć cel związany z działalnością (spotkanie z klientem, konferencja, szkolenie).
Szkolenia i edukacja
- Szkolenia branżowe, kursy, warsztaty
- Konferencje i targi branżowe (wpisowe + koszty dojazdu)
- Książki i publikacje branżowe
- Subskrypcje platformy edukacyjnej
- Studia podyplomowe (jeśli podnoszą kwalifikacje zawodowe związane z działalnością)
Marketing i reklama
- Prowadzenie strony internetowej, domena, hosting
- Reklama Google Ads, Meta Ads, LinkedIn
- Wizytówki, materiały promocyjne
- Zdjęcia i grafiki do działalności
- Prowadzenie profili social media (narzędzia, subskrypcje)
- SEO, copywriting, agencje marketingowe
Usługi zewnętrzne
- Księgowość i doradztwo podatkowe
- Usługi prawne
- Podwykonawcy (programiści, graficy, tłumacze)
- Obsługa kadrowa
- Usługi IT, administratorzy
Składki ZUS
Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) możesz odliczyć od dochodu lub zaliczyć do kosztów. Składka zdrowotna:
- Na podatku liniowym: odliczenie do 14 100 zł/rok
- Na skali: brak odliczenia
- Na ryczałcie: brak odliczenia, ale 50% SKZ odliczasz od przychodu
Inne popularne koszty
- Opłaty bankowe (konto firmowe, prowizje za przelewy)
- Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej OC działalności
- Prenumeraty i subskrypcje branżowe
- Materiały biurowe i eksploatacyjne
- Prezenty dla kontrahentów (do 200 zł/osoba, z logo firmy)
- Kawa, herbata w biurze (jeśli wydatek firmowy, nie reprezentacyjny)
Czego NIE możesz wrzucić w koszty
Wydatki wyłączone z kosztów uzyskania przychodu:
- Grzywny i kary pieniężne
- Odsetki od zaległości podatkowych
- Reprezentacja (eleganckie kolacje z klientami — kontrowersyjne, lepiej konsultować)
- Wydatki osobiste (urlop, odzież bez logo firmy, zakupy prywatne)
- Podatek dochodowy (PIT)
- Składka zdrowotna (na skali podatkowej)
Dokumentacja — jak potwierdzić koszty
| Rodzaj wydatku | Wymagany dokument |
|---|---|
| Zakup towaru/usługi od firmy | Faktura VAT (od czynnego podatnika VAT) lub rachunek |
| Zakup od osoby prywatnej | Umowa + dowód zapłaty |
| Paliwo przy kilometrówce | Ewidencja przebiegu pojazdu + faktury za paliwo |
| Delegacja | Polecenie wyjazdu + bilety + rachunki hotelowe |
| Koszty domowego biura | Proporcja + rachunki za media |
Faktury przechowujesz przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
FAQ
Czy laptop kupiony przed założeniem firmy mogę wziąć w koszty?
Tak — jeśli sprzęt był faktycznie używany w działalności od jej rozpoczęcia. Możesz go wprowadzić do ewidencji środków trwałych lub jednorazowo zaksięgować po wartości rynkowej na dzień wniesienia do firmy.
Czy obiad z klientem jest kosztem?
To jedno z najbardziej kontrowersyjnych zagadnień. Organy podatkowe często kwestionują wydatki na posiłki z kontrahentami jako "reprezentację" (wyłączoną z kosztów). Bezpieczniej jest traktować je jako koszt tylko jeśli mają charakter roboczy (spotkanie poświęcone konkretnej sprawie biznesowej) z dobrą dokumentacją.
Czy ubrania z logo firmy mogę wziąć w koszty?
Tak — ubrania oznaczone logo firmy (koszulki, kurtki z nadrukiem) mogą być kosztem. Zwykłe ubrania "do pracy" — nie.
Jak odliczyć telefon używany prywatnie i służbowo?
Przyjmuje się proporcję użytku służbowego. W praktyce urzędy akceptują 75% jako rozsądną proporcję przy telefonach mieszanych. Możesz też wykazać wyższy procent jeśli masz udokumentowanie.
Czy kurs językowy jest kosztem?
Tak — jeśli znasz język niezbędnego do prowadzenia działalności (kontakty z zagranicznymi klientami, dokumentacja techniczna). Nie będzie kosztem kurs dla hobby.
Jak Plumm pilnuje kosztów
Plumm automatycznie kategoryzuje koszty na podstawie importowanych faktur i zdjęć dokumentów (OCR). Każdy wydatek trafia do właściwej pozycji w KPiR lub ewidencji. Na dashboardzie widzisz bieżące koszty i ich wpływ na podatek.
Sprawdź plany Plumm dla JDG →
Załóż konto za darmo — bez karty →
Powiązane artykuły:
→ Formy opodatkowania JDG 2026 — ryczałt, skala czy liniowy?
→ Jak założyć JDG w 2026 roku
→ Samochód w firmie — jak rozliczyć
Artykuł przygotowany na podstawie przepisów obowiązujących na dzień 11 kwietnia 2026 r. Informacje mają charakter ogólny. Kwalifikacja konkretnych wydatków jako kosztów uzyskania przychodu zależy od indywidualnych okoliczności — w razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym.