KSeF (Krajowy System e-Faktur, національна система електронного фактурування Польщі) з 2026 року стає обов'язковою для більшості підприємців, що виставляють рахунки для інших фірм. Ця стаття пояснює, з якої дати обов'язок стосується вас, як виглядає структурована фактура і які санкції загрожують за виставлення рахунку поза системою. Якщо ще не зареєстрували бізнес у Польщі, спершу прочитайте покрокову інструкцію реєстрації JDG. Дати й ставки нижче наведені станом на 2026 рік.
Що таке KSeF
KSeF це державна платформа Міністерства фінансів (Ministerstwo Finansów, MF) для виставлення й отримання фактур. Система працює з 2022 року добровільно, а з 2026 року стає обов'язковою.
Кожна фактура, виставлена в KSeF, отримує унікальний номер KSeF від MF і зберігається системою 10 років: власний архів паперових чи PDF копій більше не потрібен. На практиці це означає кінець надсилання фактур електронною поштою як PDF для контрагентів у Польщі: документ існує в KSeF як файл XML, а контрагент з польським NIP отримує його напряму через своє програмне забезпечення, без потреби надсилати його самостійно. Закордонний покупець без польського NIP не може забрати фактуру з KSeF так само, тож фактуру йому потрібно передати напряму.
Графік впровадження: хто і з якої дати
| Етап | Дата | Кого стосується |
|---|---|---|
| Етап 1 | 1 лютого 2026 року | Великі фірми з продажем у 2024 році понад 200 млн zł брутто |
| Етап 2 | 1 квітня 2026 року | Усі інші активні платники VAT, а також платники, звільнені від VAT, що виставляють фактури B2B |
| Етап 3 | 1 січня 2027 року | Мікропідприємці з продажем до 10 000 zł на місяць: можливе відтермінування до цієї дати |
Незалежно від дати вашого власного обов'язку виставляти фактури, отримувати фактури від постачальників через KSeF потрібно вже з 1 лютого 2026 року. Це стосується практично всіх платників, тож перевірте, що ваше програмне забезпечення вміє забирати е-фактури з KSeF. Іншими словами, навіть маленька фірма з обов'язком лише від 1 квітня повинна вже з лютого вміти приймати вхідні е-фактури від великих контрагентів, які підпадають під перший етап.
Кого стосується обов'язок KSeF
Обов'язок ширший, ніж просто платники VAT:
- активні платники VAT: кожна зареєстрована фірма мусить виставляти фактури в KSeF для операцій B2B
- платники, звільнені від VAT: JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) і компанії зі звільненням, наприклад на ryczałt чи іншій формі оподаткування, теж повинні виставляти фактури через KSeF, якщо йдеться про B2B
- spółka z o.o., jawna, komandytowa та інші суб'єкти з NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej, податковим номером)
Коли KSeF не потрібен
- продаж B2C: фактури для фізичних осіб, що не ведуть діяльність, і надалі можна виставляти як PDF чи паперово
- суб'єкти без польського NIP
- WDT (внутрішньоєвропейська поставка товарів) та експорт, до окремих регуляцій ЄС
- аварійний режим: фактури OFF, виставлені під час збою системи, за умови подальшого надсилання в KSeF
- фактури, виставлені закордонними суб'єктами, зареєстрованими до VAT у Польщі, до 31 грудня 2026 року діє перехідний виняток
З 1 лютого 2026 року нота коригуюча (nota korygująca) більше не застосовується до фактур, виставлених через KSeF. Будь-яка помилка на такій фактурі, навіть дрібна помилка в адресі, тепер виправляється лише через fakturę korygującą (коригуючу фактуру), яку виставляє продавець через KSeF.
Як виглядає структурована фактура
Структурована фактура це файл XML за схемою FA(3), опублікованою MF. Кожне поле (номер, дата, NIP покупця, суми) має чітко визначене місце в структурі. Після надсилання в KSeF фактура отримує номер KSeF, унікальний ідентифікатор, який потім з'являється в оплатах і в обліку VAT (поле NrKSeF у JPK-V7).
Формат XML знати не обов'язково: програмне забезпечення, інтегроване з KSeF, як-от Plumm, генерує його автоматично.
Як виставляти фактури через KSeF
- Інтегроване з KSeF програмне забезпечення (рекомендовано): виставляєте фактуру як завжди, система автоматично конвертує в XML, надсилає в KSeF і отримує номер.
- Aplikacja Podatnika KSeF (безкоштовний застосунок MF): вебзастосунок на podatki.gov.pl з ручним введенням даних.
- Мобільний застосунок KSeF: для iOS та Android, підходить фірмам з невеликою кількістю фактур на місяць.
- e-Urząd Skarbowy (e-mikrofirma): податковий портал з інтеграцією KSeF для мікропідприємців.
KSeF і JPK: як пов'язані
З 1 лютого 2026 року діють нові структури JPK-V7M(3) і JPK-V7K(3) з вузлом KSeF. Кожна фактура в обліку VAT повинна мати номер KSeF. US (Urząd Skarbowy, податкова інспекція) може автоматично перевіряти відповідність даних у вашому JPK з базою KSeF: розбіжності, наприклад відсутній номер чи неправильна сума, призводять до виклику на виправлення.
Аварійний режим: коли KSeF не працює
Коли система MF недоступна через збій чи планову перерву, фактуру можна виставити поза системою з позначкою OFF. Її потрібно надіслати в KSeF негайно після відновлення роботи системи. У JPK-V7 така фактура позначається кодом OFF, і відсутність номера KSeF у цьому разі допустима.
Замінні коди в JPK: OFF, BFK, DI
Структура JPK_V7(3), чинна від розрахунку за лютий 2026 року, вимагає, щоб кожна фактура мала або номер KSeF, або один із трьох замінних кодів. Відсутність і номера, і коду вважається помилкою у файлі JPK. Розуміння різниці між кодами важливе саме для того, щоб не переплутати законний виняток із порушенням обов'язку.
- OFF: фактура, виставлена в аварійному режимі, коли KSeF недоступний. Після відновлення системи фактуру потрібно надіслати в KSeF. Санкція 100% VAT не застосовується за умови невідкладного надсилання.
- BFK: фактури без фактури KSeF, наприклад B2C-фактури у форматі PDF, фактури від закордонного контрагента без польського NIP, чи фактури в перехідному періоді до настання власного обов'язку KSeF. Санкція не застосовується, якщо ситуація відповідає одному з винятків з обов'язку KSeF.
- DI: інший доказовий документ, виставлений через KSeF, наприклад внутрішні документи для WNT, імпорту послуг чи розрахункових корекцій. Це не фактура, тому санкція не стосується.
Найчастіша помилка: підприємець виставляє фактуру для польського B2B через старе програмне забезпечення (PDF, папір) без реальної аварії KSeF і позначає її кодом BFK. Це неправильно: фактура B2B, що підпадає під обов'язок KSeF, має бути надіслана в KSeF і отримати номер, а не позначена BFK. Код BFK не є способом обійти обов'язок.
Санкції за фактуру поза KSeF: часова шкала
З 1 лютого до 31 грудня 2026 року триває перехідний період без грошових санкцій за виставлення фактури поза KSeF, хоча сам обов'язок вже діє поетапно (1 лютого для найбільших фірм, 1 квітня для решти). Це час на впровадження процесів, не карний період. Окремим питанням лишається загальна відповідальність за неправильне виставлення фактур зі статті 62 параграф 1 Kodeksu Karnego Skarbowego (кримінально-фіскального кодексу): її застосування залежить від обставин конкретної справи.
З 1 січня 2027 року набуває чинності адміністративна санкція: до 100% суми VAT, вказаної на фактурі, виставленій поза KSeF, а якщо фактура не показує VAT, до 18,7% загальної суми заборгованості. Законного верхнього ліміту суми немає.
Приклад: фактура на 100 000 zł нетто (VAT 23 000 zł), санкція до 23 000 zł за цю одну фактуру.
Наслідки для сторін: продавець не задокументував продаж у потрібній формі, VAT все одно виникає в момент продажу, а з 2027 року за це загрожує грошова санкція. Покупець автоматично не втрачає права на відрахування VAT: рішення залежить від матеріальних умов зі статті 86 і негативних умов зі статті 88 закону про VAT. Проте на практиці варто вимагати від продавця фактуру, виставлену через KSeF, щоб уникнути доказових спорів.
Окремо від санкції за фактуру поза KSeF існує менша, формальна кара: якщо фактура виставлена правильно через KSeF, але в обліку VAT відсутній її номер KSeF, US спершу викликає на виправлення JPK. Якщо помилку не виправити, загрожує порядкова кара до 500 zł (стаття 109 пункт 3h закону про VAT). Це окремий припис, не пов'язаний із санкцією за виставлення фактури поза системою.
Як уникнути санкцій: практичний список
- фактури виставляєте лише через програмне забезпечення, інтегроване з KSeF
- перед надсиланням перевіряєте, що фактура отримала номер KSeF
- номер KSeF записаний у вашому обліку VAT і з'являється в JPK-V7
- налаштований токен API для отримання фактур від постачальників
- програмне забезпечення підтримує аварійний режим OFF і знає, коли його застосувати
- коригуючі фактури виставляєте через KSeF, адже нота коригуюча для фактур із KSeF більше не застосовується з 1 лютого 2026 року
Кожна фактура, виставлена в Plumm, автоматично надсилається в KSeF і отримує номер. Спробуйте безкоштовно, 30 днів без картки.
Поширені запитання
Чи стосується KSeF підприємця, звільненого від VAT? Так. Якщо ви виставляєте фактури в обороті B2B, з 1 квітня 2026 року обов'язок KSeF діє незалежно від того, чи ви активний платник VAT, чи користуєтеся звільненням. Виняток: мікропідприємці з продажем до 10 000 zł на місяць можуть відтермінувати обов'язок до 1 січня 2027 року.
Чи фактури для приватних осіб мають бути в KSeF? Ні. Фактури B2C можна й надалі виставляти як PDF чи паперово.
Що з фактурами, виставленими до мого обов'язку KSeF? Вони чинні, ретроактивно надсилати їх у KSeF не потрібно.
Як довго зберігаються фактури в KSeF? 10 років від дати виставлення: MF зберігає фактури, тож власний архів не потрібен.
Чи можна виставляти фактуру проформа через KSeF? Ні. Проформа не є фактурою в розумінні закону про VAT і не потрапляє в KSeF. Виставляєте її як завжди, PDF чи папір, а вже після оплати, справжню фактуру чи фактуру на аванс через KSeF.
Чи потрібно зберігати PDF-копії фактур, якщо є KSeF? Ні. Фактуру, виставлену через KSeF, архівує система MF протягом 10 років, тож власну копію в PDF зберігати не обов'язково.
Ця стаття має інформаційний характер і не є податковою консультацією. Документи до польських органів подаються польською мовою.